این صفحه مورد پسند 408 بازدیدکننده می باشد.

آموزش نامه نگاری اداری

آموزش نامه نگاری اداری یکی از اصول و قوانین نوشتن نامه های رسمی و اداری است که باید همه افراد در هر زمینه شغلی و سنی فرا بگیرند تا نوشتن اینگونه نامه ها با سختی همراه نباشد و البته که یک مهارت کلی است و باید هر فرد تحصیلکرده نسبت به آن آگاهی لازم را داشته باشد و بداند چگونه شروع کند، چه فواعدی را رعایت کند و چطور به پایان برساند.

با این وجود بسیاری از افراد در نوشتن نامه های اداری و مهم رسمی بسیار ضعیف هستند و این کار را به افراد صاحب سبک و کسانی که در این زمینه تجربه کافی دارند؛ محول می کنند.

اما عدم آموزش نامه نگاری اداری در واقع یک نوع بی سوادی در عصر کنونی است.در عصری که به سر می بریم دوره  فناوری اطلاعات نامیده می شود، که دیگر وقت یادگیری و فراگیری کلی در زمینه آموزش و مهارت اطلاعات مرتبط با تکنولوژی در حوزه های گوناگون است و اگر ما هنوز در یک نامه نگاری اداری ساده می لنگیم پس جای تاسف هم باقی نمی ماند.

مطلب پیشنهادی : قانون جذب

مطلب پیشنهادی : کلیپ انگیزشی

مطلب پیشنهادی : هدف چیست

 

در مقاله ای که پیش رو دارید به آموزش نامه نگاری اداری و حوزه های مختلف پرداخته می شود. امید بر آنکه سوالات شما در مورد اینگونه نامه ها جواب داده شود و به خوبی یاد بگیریم که باید یک نامه اداری را با چه قوانین و اصولی بنویسیم که تمامی مراتب و ملزومات در آن رعایت شود.

ابتدا از قوانین کوچک اما مهم و ضروری که گاهی نادیده گرفته می شوند، شروع می کنیم و سپس به سراغ دیگر نکات مهم تر وهمچنین شروع مثال هایی برای یادگیری می رویم.

آموزش نامه نگاری اداری و محتویات آن

نامه های ادرای معمولا زمین تا آسمان با نامه های دوستانه و صممی فرق دارند، وقتی دست به نوشتن و آموزش نامه نگاری اداری می برسد، یعنی باید بسیاری از قواعد ریز و درشت را رعایت فرمایید و که به فرد، حوزه و ارگان مربوطه توهین و یا اهانتی خطاب نشود و سوء برداشتی صورت نگیرد.

پس همان طور که می بینید باید آموزش نامه نگاری را به صورت کاملا ضابطه مند در نظر بگیرید، که وقتی اقدام به نوشتن کردید مطلبی مهم و یا نکته اساسی را در طرز نوشتن و یا نوع مطرح کردن از قلم نیندازید و حوزه مربوطه دچار شک  و شبهه و برداشت های اشتباه نشوند. در یک کللام نامه اداری باید در کمال احترام و اصول نوشته شود.

آموزش نامه نگاری اداری و نکات مهم

در این قسمت بخش های مهم یک نامه اداری مهم را نام می بریم و سپس به توضیحات مربوطه می پردازیم تا بیشتر آشنا شوید.

در بخش آموزش نامه نگاری اداری هر نامه شامل:

  • نام خدا
  • رعایت احترام
  • مقدمه نامه
  • متن اصلی نامه
  • نتیجه گیری و حرف آخر
  • سپاسگزاری
  • نام فرستنده
  • سمت سازمانی فرستنده
  • امضا

آموزش نامه نگاری اداری و رعایت احترام

شما قرار است برای چه کسی، چه ارگانی، چه حوزه ای و چه درجه ای رعایت احترام را به جا آورید. این سوال را قبل از نوشتن و شروع نامه نگاری حتما از خود بپرسید، به این دلیل که بدانید چگونه باید احترامات خود را در نوشته ای مربوطه انعکاس دهید، مشخص کنید که نامه برای کیست.که برای مثال از :

جناب آقای

سرکار خانم

بعد از این دو عنوان سمت و یا مرتبه ای که دارند را اضافه می کنید مثلا:

  • جناب آقای مهندس
  • سرکار خانم دکتر

و سپس نام فرد مورد نظر را اضافه می کنیم:

جناب آقای مهندس فرید سپهری

سرکار خانم دکتر مهدیه فرخزاد

سپس با یک جمله مودبانه و کاملا رسمی به دنبال اسم و سمت ان ها کمال احترام خود را نسبت به فرد مورد نظر کامل می کنید. مثلا:

  • با درود و آرزوی تندرستی برای شما
  • با سلام و خسته نباشید خدمت شما

مقدمه نامه اداری

در بخش آموزش نامه نگاری اداری ، باید به بخش مقدمه اهمیت ویژه بدهید،تا خواننده به خصوص کسی که قرار ست کار، مشکل و یا اقدامی را انجام دهد، ابتدا یک پیش زیمنه نسبت به درخواست شما پیدا کند، بداند که مشکل کجاست، درخواست از چه چیزی است و خلاصه بداند که باید چه کار کند و این نامه در واقع برای چیست.لوب مطلب وظیفه خود را بداند.

اما اگر بی مقدمه به سراغ متن اصلی نامه برویدف قاعدتا کمی سر درگم می شود و یکی از مواردی که دال بر ناپختگی و کم تجربگی شما در نوشتن نامه اداری می شودف همین موضوع است، پس سعی کنید مقدمه را خیلی خوب شروع کنید و مخاطب هدف خود را مشتاقانه تر به استقبال متن اصلی و درخواست خود رهسپار کنید.

مثلا:

به استحضار می رساند با توجه به تعویق حقوق معوقه کارمندان بخش مالی و مسکن و اعتراضات بخش خصوصی

این بخش از نامه که مقدمه نامه محسوب می شود، کرامند مورد نظر و یا مسئول بخش را مصمم و جدی تر می کند که ادامه نامه را در بخش متن اصلی دنبال کند و ببیند دقیقا چه شده، چا اتفاقی افتاده و باید چه کار کند.

آموزش نامه نگاری اداری و متن اصلی نامه

در متن اصلی نامه باید در واقع هدف گذاری را درست انجام دهید، بدانید که چه چیز می خواهید بگویید، هدف خود را مشخص کنیدف اگرین متن را چند بار بر روی چک نویس انجام دهید بسیار عالی است، زیرا ایرادات کار شما گرفته می شود و بلاخره هدف نهایی شما مشخص می شود و از کلمات درست استفاده کنید که حالتی بی ادبانه و یا تندخویی در آن نباشد.

خواهشمند است که بخش مالی و حسابرسی نسبت به درخواست کارمندان اقدام فرمایند.

 

آموزش نامه نگاری اداری و نتیجه گیری

نتیجه گیری جز بخش هایی است که می تواند نباشد، اما اگر باشد در انجام درخواست و یا پیگیری کار محول شده میتواند نتیجه خوبی در بر داشته باشد، یعنی اینکه در بخش نتیجه گیری که باید کاملا چکیدهف مختصر، خارج از غلو گویی و تعارف باشد، یعنی به گونه ای نباشد که از متن اصلی نامه بیشتر شود.

همچنین به نحوی بنویسید که خواننده تصمیم بگیرد هر چه زودتر اقدام به پیگیری مقدمات لازم شود.

با توجه به مواد مذکور خواهشمند است اقدامات لازم را در بخش مربوطه لحاظ فرمایید.

نتیجه نامه اداری معمولا در پایین نامه سمت چپ نوشته می شود.

 

آموزش نامه نگاری اداری و بخش سپاسگزاری

در قسمت سپاسگزاری هم مانند نتیجه گیری می توانید، آن را لحاظ نکنید اما وجود این بخش می تواند خالی از لطف نباشد.پس با یک سپسگزاری درست و مقبولانه فرد مورد نظر را برای پیگیری مشتاق تر کنید.

از مساعدت و همکاری شما سپاسگزاریم

از توجه و لطف شما خرسندیم

آموزش نامه نگاری اداری: نام فرستنده، سمت فرستنده و امضا

در این بخش از نامه باید نام خود و سمت خود را در سمت راست پایین نامه بنویسید و سپس امضای خود را هم  در پایین آن درج کنید.

آموزش نوشتن نامه اداری: نکاتی کلی در نوشتن نامه اداری

آموزش نوشتن نامه اداری برای شما باید از هر لحاظ مورد اهمیت باشد، یعنی اکنون که با نکات اصلی و مهم یک نامه اداری آشنا شدید، بهتر است که با ریزه کاری ها و قواعد مهم آن هم اشنا شوید نامه ای که قصد نوشتن آن را داشته اید تماما ویژگی های یک نامه اداری را داشته باشد.

در ادامه به برخی از این نکات مهم و کلی اشاره می کنیم.

املای کلمات

شاید اگر در نامه دوستانه غلط املایی داشته باشیم، چندان ناخوشایند به نظر نیاید، به خاطر اینکه این نامه یک نامه دوستانه است و در نهایت قرار نیست که مشکلی پیش بیاید،یا درخواستی انجام شود ولی برای نامه های اداری این دقت باید تمام و کمال باشد و بدانید که قرار است درخواست شما طبق این نامه پذیرفته شود پس اگر غلط املایی در آن دیده شود، مطمئن باشید تا حدودی پذیرش و عدم پذیرش درخواست خود را از دست داده اید.

پس اهمیت املای کلمات را در نظر بگیرید اگر برای کامات عربی که در فارسی استفاده می کنیم، مثل مثلا استراق السمع،استیصال و غیره حتما سوال کنید و مطمئن شوید سپس بنویسید.

نگارش نوشتن نامه اداری: نگارش

برای نگارش نامه اداری بهتر است دقت ویژه داشته باشید و بدانید که نوع ادبیات اداری شما وابسته به استفاده از همین کلمات و نحوه قرار گیری آن ها در کنار هم می باشد.

پس از ترکیبات حشوی به شدت خودداری کنید، مثل چرند و پرند، دو سه تا،آب ونون و عباراتی از این قبیل که بیشتر کوچه بازاری و محاوره ای هستند کاملا خودداری کنید.

خلاصه نویسی را فراموش نکنید و تا می توانید از  کلی گویی، اضافه گویی و مواد حشو و اضافه بر حذر باشید. نامه اداری شما باید کاملا خلاصه، چکیده مانند و مفید باشد.

نحوه فاصله گذاری و دقت به این موضوع که در بخش آموزش نامه نگاری از سری نکرش می شود، باید زمانی که نوشتن را از سمت راست شروع می کنید و سپس از قسمت چپ بخشی را به عنوان حاشیه باید خالی بگذارید، این نوع نوشتن در نظم و انضباط نامه بسیار تاثیر گذار است.

دقت کنید که به سازمان مربوطه نامه اداری می نویسید و یا به فرد خاصی قرار است نامه را ارسال کنید، اگر سازمان و یا ارگان است، از عبارت به استحضار می رساند استفاده کنید و اگر به فرد خاصی می نویسید عبارت به آگاهی می رساند، مناسب تر است.

در قسمت بالا سمت چپ تاریخ نامه به همراه اینکه ایا نامه پیوست دارد یا نه درج می شود.

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *