نمونه نامه اداری

در نوشتن نامه اداری چه اصولی را باید رعایت کرد؟

نامه نگاری اداری یقینا یکی از موثرترین روش هایی است که انسان ها می توانند با یکدیگر از طریق آن ارتباط برقرار کنند.

در واقع همانطور که بارها به این امر اشاره کرده ایم ، انسان ها شیوه های مختلفی از ارتباط را در جهان حاضر تجربه می کنند و هر کدام از این شیوه های ارتباط خود فلسفه ای دارند و مزایا و معایبی دارند که آن ها را از یکدیگر متمایز می کند.

از این میان ارتباط نوشتاری ، یعنی همان نامه نگاری موثرترین شیوه و همچنین پر مزیت ترین شیوه ای است که می توان با آن ارتباط برقرار کرد و منظور را با آن به دیگران تفهیم کرد.

پیش از اینکه ما بخواهیم به بحث نامه نگاری اداری رجوع کنیم و آن را با تمامی اصول های مورد نیاز برای نوشتن نامه ی اداری بررسی کنیم ، ترجیح می دهیم که مروری داشته باشیم به شیوه های مختلف ارتباط گیری در جهان مدرن.

تا بتوانیم اثبات کنیم و به این نتیجه دست پیدا کنیم که نامه نگاری به جد یکی از موثرترین راه ها و شیوه های موجود در جهان است که انسان می تواند از طریق آن ارتباط برقرار کند و راه های ارتباطی خویش را به بهترین شکل ممکن با دیگرانی که در اطراف او هستند ، پایه ریزی کنند.

نخستین مقوله ای که در باب ارتباط باید بگوییم این است که تمامی راه های ارتباطی جهان مدرن و هر آنچه که درون آن وجود دارد از یک اصل پیروی می کند و این اصل ، مهارت ارتباطی است.

در واقع هر شیوه ای که ما برای ارتباط گیری با جهان داریم و هر آنچه که ما به زبان می آوریم و یا می نویسیم و یا هر شیوه ی دیگری که برای سخن گفتن و انتقال پیام در جهان استفاده می کنیم ، زیر مجموعه ی یک اصل از اصول قرار می گیرد که در علم ارتباطات به آن مهارت های ارتباطی می گویند.

مهارت های ارتباطی با توجه به علم روز به چند سرفصل اصلی تقسیم می شود .

به اختصار و تا به آنجا که به پیشرفا این مطلب ، یعنی نامه نگاری اداری کمک کند ، به آن اشاره خواهیم کرد.

نخستین شیوه ای که ما برای ارتباط گیری در جهان داریم ، مهارت ارتباطی کلامی است. در واقع کلام نخستین شیوه ای است که انسان ها با هم ارتباط شان را می سازند.

البته به این نکته هم باید توجه داشت که منظور ما از نخستین شیوه ، با توجه به بستر فعلی در جهان هستی است.

اگر بخواهیم تاریخ ارتباطات در جهان هستی را بررسی کنیم ، یقینا مقوله ای است که در حوصله ی این مقاله نمی گنجد و باید برای آن سرفصلی از مقاله ای جداگانه تعیین کرد که در جای خود به آن خواهیم پرداخت .

اما آنچه که می توانیم از آن صحبت کنیم و آن را ملاک گفتگوی خویش با شما قرار دهیم ، ذکر این نکته است که ما با توجه به گستره ی زندگی امروز خودمان می توانیم تنها راه های ارتباطی را بررسی کنیم که برای همه ی شما نیز این مسئله واضح و شفاف جا بیفتد.

بله همانطور که گفتیم نخستین راه این است که ما با دیگران وارد گفتگو شویم و این مسئله گسترده ترین نوع ارتباط را در بر می گیرد.

در واقع روزانه ما با هزاران کلمه و جمله با تمامی افرادی که چه به طور مستقیم و چه به طور غیر مستقیم با آن ها در ارتباط هستیم ، سخن می گوییم و با آن ها یک مکالمه برقرار می کنیم .

مکالمه برقرار کردن و مهارت ارتباط کلامی چندین حسن دارد که می توان به آن ها اشاره کرد.

یک آنکه بسیار سریع صورت می گیرد و سرعت ارتباط در آن بسیار بالاست .

هنگامی که شما ارتباط کلامی با کسی برقرار می کنید در کسری از ثانیه حرف هایتان را می زنید و طبیعتا نیز در کسری از ثانیه پاسخ های جامع و کاملی از شخص مقابل می گیرید و این سرعت ارتباط را در شما گسترش میدهد.

اما از سوی دیگر ذکر این نکته نیز مهم است که وقتی شما سخن می گویید ، جوابی که می گیرید آیا همان جوابی است که به آن نیاز دارید و یا اینکه نیاز به گفتگوی مجدد با شخص دارید.

در واقع علاوه بر آن مزیتی که ما برای گفتگوی سریع در مهارت ارتباطی کلامی گفتیم باید به این امر هم اشاره کنیم که گفتگوی ما ممکن است با کژتابی ها و کج فهمی ها از سوی فرد مقابل مواجه شود که این کار ما را بشدت سخت می کند.

جرا که ما نیاز داریم دوباره وقتی را بگذاریم و از نو با او صحبت کنیم و به او مسئله ی خودمان را تفهیم کنیم.

دیگر مسئله ای که باید به آن بپردازیم ، این است که ما در یک گفتگوی کلامی به هیچ وجه فرصت فکر کردن برای سخن گفتن نداریم.

شما همیشه در ارتباطات نباید مثال های پیش پا افتاده را در ذهن داشته باشید ، بلکه باید گسترده به حوزه ی ارتباطات نگاه کنیم.

بعنوان مثال ، فرض کنید که شما یک تاجر هستید و در یک مجموعه ی تجاری قرار است که به صحبت کردن بپردازید و نیاز دارید که یک مسئله را برای فرد دیگری که از یک مجموعه ی تجاری دیگر است ، چیزی را توضیح بدهید .

آنگاه است که شما نمی توانید و این فرصت را ندارید که فکر کنید و بهترین تصمیم را در حوزه ی گفتگوی خودتان بگیرید واین مسئله می تواند برای شما مشکلات بسیاری ایجاد کند.

دومین گونه ای که می خواهیم از آن صحبت کنیم ، مهارت ارتباطی اشاره ای است. گونه ای دیگر از راه های ارتباطی که انسان ها از آن بهره می گیرند مهارت ارتباطی اشاره ای است.

در واقع بدین جهت به این نوع از مهارت ارتباطی پیش از مهارت ارتباطی نوشتاری اشاره کرده ایم که قصد داریم به طور مفصل به بحث نامه نگاری بپردازیم و آن را ملاک قرار دهیم.

اما شما باید بدانید که علاوه بر مهارت ارتباطی کلامی ، گزینه ای دیگر از مهارت های ارتباطی نیز وجود دارد که ما به آن گزینه ی مهارت ارتباطی اشاره ای می گوییم.

در واقع این گزینه از مهارت های ارتباطی آنچنان که باید و شاید هنوز در میان مردم جا نیفتاده است ، اما یکی از گزینه های ارتباطی است.

در واقع آنچه که بسیار در این گونه از مهارت های ارتباطی ، تعریف می شود ، زبان بدن است.

همانطور که می دانید ، زبان بدن ، با توجه به فرهنگ های مختلف متفاوت است و این امر هم می تواند برای شما دردسر های بسیاری در زمینه ی ارتباطات ایجاد کند.

هر چند که ما بارها به این نکته اشاره کرده ایم که زبان بدن می تواند انتقال انرژی بسیار عالی ای در مکالمات صورت دهد ، اما از طرفی هم زبان بدن یک مسئله ی عرفی است و در هر کجا نمی توان از آن به شکل مثبت استفاده کرد .

پس این گزینه ی ارتباطی نیز علی رغم تمامی ویژگی هایی که دارد ، یک گزینه ی ارتباطی فراگیر نیست.

اما آخرین گزینه ای که می خواهیم به آن اشاره داشته باشیم ، گزینه ی مهارت ارتباطی نوشتاری است.

همانطور که می دانید گزینه ی ارتباط آن هم با استفاده از مهارت های نوشتاری ، امروزه صورت های گسترده ای به خودش گرفته است ، اما مهم ترین آن و پایه و بن مایه ی آن را نامه نگاری تشکیل می دهد.

نامه نگاری نه تنها امروزه ، بلکه از زمان های قدیم همیشه به عنوان یکی از بهترین راه های ارتباط بین افراد و اشخاص مختلف شناخته می شده است.

امروزه نیز با گسترش تکنولوژی و همچنین بسترهای جدید ، صورت های متنوعی به خودش گرفته است که می توان از آن به صورت های نامه اداری ، نامه دوستانه و نامه عاشقانه به انواع و اقسام مختلف اشاره کرد .

اما بحتی که در این مقطع می خواهیم به آن بپردازیم ، بحث نامه اداری است. می دانیم که یکی از روش های ارتباطی با اداره جات در سطح دولتی و غیر دولتی ، نامه نگاری است .

نامه نگاری از دیر زمان همیشه یکی از راه های ارتباطی دولت با مردم و همچنین مردم با دولت بوده است.

بسیاری از اداره جات تا بسیاری از دیوان های کشوری ، از نامه نگاری بعنوان تنها ترین راه و یا نزدیک ترین راه ارتباطی برای ارتباط برقرار کردن مردم استفاده می کنند.

اگر نگاهی به تاریخچه ی نامه ی اداری داشته باشیم ، می بینیم که از دیر زمان ، هنگامی که یک پادشاه قصد ارتباط با یکی از زمامداران خود داشت ، از نامه اداری استفاده می کرده است.

یا اگر کمی  نزدیک تر بیاییم ، تمامی دستورات دولتی و همچنین تمامی راه های ارتباطی مردم با دولتمردان ، از طریق نامه اداری بوده است و همچنان نیز نامه اداری به قوت خویش به طور فعال در ایران و سایر کشورها بعنوان یک راه ارتباطی پابرجاست.

اما امروزه نامه اداری نیز با صورت های متعددی روبرو شده است. چرا که دیگر در یک کشور ، تنها یک پادشاه و یا تنها یک دیوان دار  وجود ندارد.

با وجود سیاست های موجود در دولت و همچنین گستردگی ارگان های دولتی ، ما اداره جات ، مراکز سازمانی و بسیاری از دیگر مراکز دولتی و غیر دولتی را داریم که برای رسیدن به مطلوب خود ، یعنی ارتباط و راه انداختن کار ارباب رجوع ، از نامه نگاری استفاده می کنند که به سبک این نامه نگاری نیز نامه نگاری اداری می گویند.

امروزه شما برای ثبت نام فرزندتان در یک مدرسه و یا انتقالی گرفتن برای دانشجویتان باید از نامه نگاری استفاده کنید و باید به اصول نامه نگاری اداری آگاه باشید.

یا اگر بخواهید یک وام بگیرید و یا از مدیریت یک شرکت ، قصد همکاری و یا درخواستی داشته باشید ، نیز باید نامه اداری بنویسید .

یکی از نکاتی که اخیرا مجله ی تایمز به آن اشاره کرده است ، ذکر این نکته است که حتی مجموعه های تجاری نیز امروزه به دنبال شیوه های نامه نگاری اداری هستند.

بر اساس طبقه بندی جدیدی که در این حوزه اعمال شده است نامه های اداری سرفصل اصلی برای نامه نگاری های تجاری با مراکز دولتی و غیر دولتی در سطح بلند پایه در یک کشور هستند.

مقوله ی اصلی اینجا شکل می گیرد که بسیاری از مردم ما علاوه بر اینکه می دانند باید به اصول نامه نگاری اداری آشنا باشند ، به این کار مبادرتی نمی کنند و هیچ تلاشی در این زمینه نمی کنند و قصد به یادگیری آن نیز ندارند.

این مسئله از نگاه ما دو ریشه ی اصلی و اساسی دارد. در واقع می توان گفت که این عدم وجه به نامه اداری و نامه نگاری اداری از دو منشا اصلی نشات می گیرد که نخستین آن عدم آگاهی است.

در واقع بسیاری از مردم ما می دانند که نامه اداری چیست و نامه نگاری اداری یکی از سرفصل های مهم برای پیش بردن کارهای آنان در اداره جات است .

اما متاسفانه به زوایای این امر آگاه نیستند که به چه میزان نامه نگاری اداری می تواند به پیش برد کارهای آنان و به قدرت به ثمر رسیدن کارهای آنان کمک کند.

از این روست که میلی به این کار نمی کنند و یا اگر هم روزی بالاجبار بخواهند نامه ی اداری بنویسند ، از دیگرانی که در این امر تجربه دارند ، استفاده می کنند و بهره می برند .

دیگر مسئله و یا همان دومین ریشه ای که ما عدم آگاهی به اصول نامه نویسی خصوصا در نامه اداری را در آن جسته ایم ، ذکر این نکته است که اگر افرادی هم در این زمینه میل به یادگیری داشته باشند ، هیچ منبعی ندارند.

یعنی ما در ایران هیچ منبعی نداریم که بخواهد بطور جامع به این امر بپردازد که ما چگونه باید نامه اداری بنویسیم  و این خود یک معضل اساسی است.

یکی از مشکلاتی که ما در آموزش کشور داریم و تبدیل به یک فاجعه در سالهای اخیر شده است ، ذکر این نکته است که ما ابتدا به امر نوشتن را به کودکان و نوجوانان آموزش نمی دهیم و صرفا کپی کاری و الگوبرداری را بعنوان یک روش تقلیدی به آنان می آموزیم .

از سوی دیگر این که مهارت های اجتماعی را صرفا در یک سری از دستورهای اخلاقی خلاصه می کنیم و مسائلی چون نامه اداری نوشتن ، نوشتن نامه عاشقانه و سایر موارد را که در حوزه ی فرهنگ ایران زمین است ، به دانش آموزان و حتی دانشجویان یاد نمی دهیم.

اما بهر طریق ، اگر ریشه ی درد را شناختیم باید به دنبال آن باشیم و یکی از رسالت های تیم مطالعاتی تیموری این است که ما بتوانیم با استفاده از بهترین آموزش های موجود در حوزه ی نویسندگی مراتب یادگیری انواع فرم های نویسندگی ، از رمان نویسی ، محتوا نویسی ، نامه نویسی و …. را خدمت شما دوستان آموزش دهیم.

در واقع شیوه و رویه ی صحیح نیز همین است که بخش خصوصی ما در آموزش خلا های موجود در بخش دولتی آموزش را پر کرده و موجب شکوفایی شود.

مطمئنا شما عزیزانی که این مقاله را در باب نوشتن نامه اداری می خوانید ، به هر طریق این دغدغه را در خود احساس کرده اید که نیاز به یادگیری نوشتن نامه اداری دارید و کنون در این صفحه به یادگیری می پردازید.

یا اینکه این امر را یکی از بسترهای اساسی رشد دانسته اید و به این سو گرایش پیدا کرده اید.

در هر صورت ورود شما به این صفحه را به فال نیک می گیریم و این نوید را خدمت شما عزیزان می دهیم که شما با کامل ترین مجموعه آموزش نامه نگاری اداری روبرو هستید.

ما در این مقاله سعی کرده ایم که به جامع ترین شکل ممکن ، تمامی آنچه که مورد نیاز برای رسیدن به هدف ، یعنی نوشتن یک نامه اداری است را خدمت شما دوستان ارائه کرده ایم .

ویژگی های نامه اداری

علاوه بر اینکه ما یک سری از جایگاه و خاستگاه های موجود برای نوشتن نامه اداری داریم و زمان هایی را مشخص کرده ایم که شما می توانید نامه اداری بنویسید ، یک سری از ویژگی ها هم داریم که شما باید برای نوشتن نامه ی اداری به آن آگاه باشید.

البته به این امر هم اشاره کنیم که در بسیاری از مواردی که در قسمت قبل ذکر شد ما این ویژگی ها را بطور ضمنی خدمتتان گفتیم .

در این بخش می خواهیم مفصل در باب ویژگی نامه اداری صحبت کنیم که بسیار به شما کمک خواهد کرد که به نامه اداری روی بیاورید و بدانید که چطور باید نامه اداری تان را مورد نگارش قرار دهید و یا اینکه نامه اداری خود را به یک سرانجام خوب در زمینه ی کارهای اداری برسانید.

1. یک سند معتبر است

هر نامه ای که شما نگارش می کنید یک سند معتبر است. فرقی هم نمی کند که چه نامه ای می نویسید و یا اینکه چه سبکی را برای نامه نوشتن انتخاب می کنید ، آنچه که مهم است ، ذکر این نکته است که نامه نوشتن به شما این امکان ر ا میدهد که یک چیزی را در این دنیا به کمک کلمات ثبت کنید.

از آن جهت می گوییم که نامه تنها در یک نامه اداری سند محسوب نمی شود که وقتی که شما برای یک دوست هم نامه دوستانه می نویسید ، یک سند دوستی برای او ثبت کرده اید.

حتی یک نامه عاشقانه ، می تواند سندی برای عشق بازی ها و مرور عشق با معشوقتان باشد.

از این رو نتیجه می گیریم که نامه ها به تنهایی معتبرترین سند های شخصی هستند. اما این روند در اداره جات کمی متفاوت است.

وقتی شما در اداره ای قصد نامه نگاری دولتی را دارید و یا می خواهید نامه ای را در پرتال اداری ثبت کنید نیاز به این دارید که یک شماره نامه داشته باشید و نامه ی تان را صاحب یک شماره کنید.

در واقع در هر اداره ای، دبیرخانه ها این وظیفه را دارند که نامه ی شما را سند کرده و یک شماره نامه که همان هویت نامه شماست را به شما اعطا کند.

این کار باعث می شود که دیکر مراحل کاری شما برای نامه اداری نیز راحت تر شود که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

2. قابل پیگیری است

وقتی که شما یک سند معتبر در دست داشته باشید ، به همان میزان نیز این امکان را دارید که این سند را پیگیری کنید.

این مسئله را به طور مفصل با ذکر مثال خدمتتان ارائه کرده ایم ، اما نکته ای که می خواهیم به شما بگوییم این است که:

با توجه به تحقیقاتی که تیم مطالعاتی ما داشته است ، اکثریت کارهایی که در زمینه ی اداری به ثمر رسیده اند از طریق مکاتبات صورت گرفته است و پیگیری کردن از طریق مکاتبات نیز اثر بیشتری در زمینه ی کارهای اداری داشته است.

3. صرفه جویی در هزینه ها ، وقت و انرژی

اگر حداقل یکبار گذارتان به یک اداره افتاده باشد ، می دانید که برای انجام یک کار ساده و پیگیری آن  به چه میزان باید وقت خودتان را صرف این امر کنید که مدام از این پله ها بالا پایین رفته و یا در دفترهای مختلف کارمندان ، بروید و در صف انتظار بایستید.

یا اینکه اگر کارتان در یک روز انجام نشود ، شما باید چندین روز را صرف رفتن به آن اداره کنید و مدام برای هر بار رفتن باید هزینه کنید.

این هزینه ها را اگر ضرب در انرژی تلف شده و زمانی که صرف کرده اید ، کنید ، می بینید که به چه میزان شما روزتان را هدر داده اید و صد البته نیز در بسیاری از موارد به نتیجه نرسیده اید.

پس می توان این دلیل منطقی را ابزار کرد که شما می توانید با نوشتن یک نامه اداری نتیجه ی مطلوب از آنچه که باید در یک اداره کسب کنید را به دست آورید.

نامه اداری هم می تواند در وقت شما و هم می تواند در هزینه هایی که شما باید برای انجام کار اداری خود بپردازید ، صرفه جویی بسیار کنید.

چگونه یک نامه اداری بنویسیم ؟

اگر از ویژگی ها و چرایی نوشتن نامه اداری بگذریم ، باید به سر وقت چگونگی نوشتن یک نامه اداری برویم و اصول آن را با هم مرور کنیم.

تا که بتوانیم به راحتی هر چه تمام تر ، یک نامه اداری خوب بنویسیم و از مزایای راه افتادن کارهایمان با نوشتن یک نامه اداری خوب بهره ببریم .

همانطور که سابقا گفتیم ، تیم مطالعاتی تیموری ، به عنوان یک تیم مطالعاتی خصوصی در زمینه ی آموزش فرهنگ و خصوصا مبحث نویسندگی به این امر می اندیشد که فعالیت های موجود در حوزه ی نویسندگی را گسترش داده و هر آنچه که باید و شاید است را به شما عزیزان ایران زمین آموزش دهد.

برای اینکه نوشتن یک نامه اداری را شروع کنیم باید به یک سری از سوالات پاسخ بدهیم که بسیار اساسی و حیاتی هستند و به نوعی ما این سوال ها را پیش نیاز برای نوشتن یک نامه اداری می دانیم.

نامه اداری را تایپ کنیم ؟ یا که دست نویس ارائه کنیم ؟

یکی از مهم ترین سوالاتی که ما باید در باره ی نوشتن یک نامه اداری به آن پاسخ بدهیم این است که آیا ما باید نامه های اداری مان را دست نویس کنیم و یا اینکه آن ها را تایپ کنیم.

پاسخ به این سوال کاملا روشن است اما یک سری از شبهات وجود دارد که به مراتب ممکن است شما را این میان اذیت کند.

نامه های دست نویس ، عمدتا برای نامه های دوستانه و یا نامه عاشقانه کاربرد دارند.

به این دلیل که وقتی شما یک نامه دوستانه و یا یک نامه عاشقانه می نویسید ، هدف اصلی شما کاملا ابراز صمیمت است و دست خط شما و یا رنگ خودکاری که انتخاب می کنید ، کاملا نشان دهنده ی صمیمت شما می باشد.

این امر به شدت مهم است که شما یک نامه ی دست نویس در نامه دوستانه و یا عاشقانه بنویسید ، چرا که تمامی احساس کلمات شما را دو برابر می کند.

در یک نامه نگاری اداری و یک نامه اداری به هیچ وجه مهم نیست که شما احساسی را منتقل کنید و یا اینکه بخواهید صمیمانه نامه بنویسید.

نامه اداری درست مثل یک روند اداری کاملا رسمی و به روش فرمال ( Formal ) صورت می پذیرد و شما نیاز دارید که بطور مستقیم این مسئله را مورد توجه قرار دهید که به هیچ وجه نامه ی اداری را نباید با دست خط خودتان بنویسید .

اما خب به هر طریق باید استثنائاتی هم این وسط قائل شویم که حتما در باب آن نیز بحث می کنیم.

اما مسئله ای که الان بسیار برای ما مهم است این است که با توجه به گسترش تکنولوژی و همچنین ایجاد بسترهای لازم برای استفاده از یک روش آسان تر و صحیح تر در نگارش نامه اداری ، شما باید نامه هایتان را تایپ کنید.

نامه های تایپ شده ویژگی هایی دارند که بسیار به پیش برد کار شما کمک می کنند.

همه ی ما دردوره ی دانش آموزی و دانشجویی بارها با این مسئله مواجه شده ایم که دفتر دوستمان را گرفته ایم و یا اینکه جزوه ی او را مطالعه کرده ایم و اینقدر دست خط او بد بوده است که نتوانسته ایم حتی یک کلمه هم از درسی که قرار بوده است بخوانیم را بفهمیم.

از این رو می توان گفت که یکی از بزرگترین محاسنی که تایپ کردن نامه ها دارد و در طرف مقابل یکی از بزرگترین معایبی که نوشتن دستخطی نامه ها دارد ،به ترتیب خوانایی و عدم خوانایی است.

دفت کنید که شما در خال نوشتن نامه برای یک اداره هستید و یک کسی که پشت میز نشسته است و نامه ی شما را مطالعه می کند به هیچ وجه هیچ علاقه ای با شما ندارد که وقت پای دست نوشته ی بد خط شما بگذارد.

تنها می تواند یک تایم مشخص را به منظور رسیدن به هدفی که شما در نامه دارید ، صرف مطالعه کند ، پس شما باید خوانا ترین فرم ممکن نامه ی خود را بنویسید و به جرئت می توان گفت که حتی خوشنویس هم که باشید ، تایپ کردن بهترین راه برای نوشتن نامه اداری است.

چرا که کلمات همگی دارای قاعده ی منظمی هستند و کشش های یکسان دارد و از سویی نیز فاصله ی بین خطوط در آن رعایت شده است .

همه ی این ها را که کنار هم بگذاریم می بینیم که نوشتن نامه تایپی کاملا گزینه ای است که در اولویت نسبت به همه ی گزینه ها قرار دارد.

خب حالا سوال این است که اگر بخواهیم نامه ی مان را تایپ کنیم باید از چه فونتی استفاده کنیم ؟

اگر می خواهید نامه ی تان را تایپ کنید ، دقت داشته باشید  که  :

امروزه دیگر دنیای رایانه ها امکان تایپ کردن را فراهم کرده است و افراد دیگر می توانند با نگارش نامه بصورت تایپ شده کار خود را پیش ببرند.

نوشتن نامه با رایانه ، نیاز به مهارت خاصی ندارد ، تنها چیزی که باید رعایت کنید ، فونت و اندازه آن است.

فونت را روی B Nazanin بگذارید و برای سرتیتر ها از فونت ۱۴ و برای خود نامه از فونت ۱۲ استفاده کنید.

اما شرایط و پیش نیاز نامه نگاری تنها به همین نقطه هم ختم نمی شود . ما از آنجایی که باید شرایط تمامی مردم ایران زمین در هر کجایی که هستند را در نظر بگیریم ، می توانیم چنین بگوییم که :

در بسیاری از مناطق ایران که طبیعتا بخش زیادی از این افراد هم آموزش های صحیح در اختیار نداشته اند و امروزه از مخاطبان تیم مطالعاتی تیموری هستند ، امکانات کافی برای نوشتن یک نامه تایپ شده ندارند.

به هر دلیل یا قدرت تایپ ندارند و یا با گوشی های تلفن همراه به بازدید سایت مشغول هستند و یا اینکه تنها فرصت کوتاهی را در هفته دارند که از طریق کافی نت ها و یا اینترنت دانشگاه به سایت دسترسی پیدا کنند و در محل زندگیشان به هیچ وجه شرایط برای نوشتن یک نامه اداری آن هم بصورت تایپ شده وجود ندارد.

ما در این جا می خواهیم راهکاری به شما بدهیم که این قدرت را به شما میدهد که یک نامه اداری درست حسابی را بصورت دستنویس به انجام برسانید.

مهم ترین پیش نیاز نامه نوشتن و تاثیر گذارترین بخش نامه نوشتن ، انتخاب خودکار و کاغذ مناسب است. چرا؟.

به این دلیل که به محض اینکه نامه به دست مخاطب میرسد ، نخستین چیزی که با آن مواجه می شود ، جنس کاغذ و رنگ خودکار است.

این امر حتی پیش از دیدن دستخط نامه است.برای این که نامه ای خوب و در قالب صحیح اداری بنویسیم ، باید کاغذی بدون حاشیه وبدون خط انتخاب کنیم .

رنگ کاغذ باید ، سفید باشد و از کاغذهای شیری و یا کاهی نباید استفاده کنیم. همچنین اندازه و سایز کاغذ نیز باید A4 باشد.

در استفاده از کاغذ مواظب باشید که:

• از کاغذ دفترهای یادداشت استفاده نکنید.
• از کاغذی که پاره شده است ، استفاده نکنید
•  بطور کلی سعی کنید تمیز بودن کاغذ برایتان از اولویت نخست برخوردار باشد.

در باب خودکار و قلم نوشتن نامه نیز مهمترین نکته این است که:

• به هیچ وجه از مداد استفاده نکنید.
• از خودکارهای چند رنگ پرهیز کنید.
• از نوشتن با خودکاری که جوهر پس داده است نیز خودداری کنید.
• مناسب ترین خودکار و یا قلم ، یک خودکار آبی و یا مشکی است.
• همچنین می توانید از روان نویس و خودنویس نیز بهره بگیرید.
• سعی کنید در هنگام نگارش به هیچ عنوان از دو خودکار استفاده نکنید و کل نامه را با یک خودکار به پایان برسانید.

یکی دیگر از نکاتی که باید حتما به آن اشاره کنیم این است که علاوه بر اینکه به هیچ وجه روی کاغذ خط دار نباید چیزی بنویسید.

از سویی هم اگر روی کاغذ سفید چیزی می نویسید ، خواهشا به هیچ وجه توازن میان خطوط را بهم نزنید. توازن میان خطوط چیست ؟

حتما در زندگی بارها برایتان پیش آمده است که آمده اید روی یک کاغذ سفید بنویسید اما نتوانسته اید روی خط بنویسد و مثل یک هواپیمای در حال پرواز خط ها به سمت بالا رفته اند و یا اینکه سقوط کرده اند.

این دقیقا یکی از بزرگترین ایراداتی است که می توان برای متن یک نامه اداری قائل شد.

شاید اگر می خواهید یک نامه دوستانه و یا حتی یک نامه ی عاشقانه بنویسید ، این مسئله آنچنان مشکلی برای شما ایجاد  نکند و زیاد هم بد نباشد ، که باز هم ما پیشنهاد می کنیم که در این چنین نامه هایی هم این کار را نکنید و سعی کنید منظم بنویسید.

اما رد باب نوشتن یک نامه ی اداری باید بگوییم که این یک خطای فاحش است که شما این چنین خط های بهم ریخته و پروازی داشته باشید.

اگر نمی توانید روی کاغذ سفید بنویسد ، کاری ندارد. یک خط کش پیدا کنید و اگر هم خط کش پیدا نکردید، لبه ی یک کتاب و یا یک خودکاری که لوله اش چند ضلعی باشد ، پیدا کنید و خط های بسیار کمرنک بکشید. خیلی کمرنگ .

این خط های کمرنگ به شما خط مورد نیاز برای نوشتن یک نامه ادرای را می دهد و شما بعد از ان می توانید به راحتی هر چه تمام تر روی این خط ها بنویسید و یک نامه اداری منظم داشته باشید.

اما نکته ای که باید رعایت کنید این است که پس از اینکه نامه ی تان تمام شد ، خیلی آرام با پاک کن روی این خط ها بکشید و هیچ اثری از آن ها روی نامه نگذارید.

نکته ی بعدی هم که می خواهیم خدمت شما بگوییم و باید به آن توجه کنید این است که حتما در انتخاب پاکت نامه دقت کنید .

بسیاری از پاکت نامه ها هستند که به هیچ وجه مناسب کاغذ A4 نیستند و شما باید چندین بار این کاغذ را تا بزنید تا اینکه بتوانید درون این پاکت نامه ها ، نامه اداری تان را جا دهید.

این کار اصلا ویژگی خوبی نیست و نمی توان آن را به عنوان یک ویژگی استاندارد برای نامه نگاری مطرح کرد.

از این رو ما به شما توصیه می کنیم که بجای این کار ، از پاکت نامه های مخصوص این دسته از سایز کاغذها بهره بگیرید و حتما هم یک تا نهایتا دو تا در طول نوشته ی خودتان ، یعنی بین خطوط ، داشته باشید.

به هیچ وجه تا را جوری نزنید که کلمات شما نصف شوند و یا اینکه نامه ی خودتان را از عمود به دو نیم تقسیم کنید.

سعی کنید بین خطوط نامه ی تان را بعنوان خط تا انتخاب کنید. این کار به خوانش بهتر نامه نیز کمک می کند.

اصول نگارش نامه اداری

هر نامه به سه قسمت تقسیم می شود.

۱) آغاز نامه

۲) متن نامه (بدنه)

۳) پایان نامه.

آغاز نامه :

• هر نامه ی اداری با نام خداوند آغاز می شود.
• سپس بنا بر سطح رسمیت نامه، اداره جات و ادارات مربوطه در آن تعیین می گردند.
• هر نامه یک شماره نامه و تاریخ نیز دارد که تاریخ آن باید دقیق نوشته شود.
• پس از آن که تمامی کارهای فوق را صورت دادید ، شخص مربوطه را با خطابی رسمی ، که شامل عنوان وی می شود ، خطاب کرده و نامه آغاز می گردد.

متن نامه :

متن نامه ی اداری از دو بخش تشکیل می شود.

بخش نخست آن که چندین خط ابتدایی نیز می باشد ، به عرض ادب و احترام پرداخته می شود و مقدمات ورود به بحث را آماده می کند.

در بخش دوم هر چه که باید یک متقاضی از مسئولی درخواست کند ، نگاشته می شود. در این بخش شما باید به چند چیز توجه داشته باشید.

اولا آن که لحن نامه ی خود را بسیار تنظیم شده نگارش کنید. سعی کنید که به هیچ وجه نه آنچنان ادبی و نه به اصطلاح کوچه بازاری برخورد نکنید. لحن نامه باید از یک پیوستگی بر خوردار باشد.

دیگر نکته ای که باید در این نگارش رعایت بفرمایید این است که به هیچ خطاب های دوم شخص مفرد نداشته باشید.و سعی کنید بجای خطاب قرار دادن مسئول با لفظ ” شما” از حضرتعالی ، سرکار خانم ، جنابعالی و … استفاده بفرمایید.

همچنین برای خطاب دادن خودتان نیز به هیچ وجه از اسم خود و یا ضمیر ” من” استفاده نکنید.بجای این دو ، می توانید از اصطلاح ” اینجانب ، بنده ی حقیر ، بنده و … ” استفاده بفرمایید.

نکته ی بعدی رعایت سلسله مراتب در نگارش نامه ی اداری است.

اگر قرار است یک نامه ی اداری را به رئییس بخشی ارسال کنید ، سعی کنید از عباراتی چون ” به استحضار می رساند” استفاده کنید و برای مقام های زیر دست ( که بهترست همکاران پایین رتبه خطابشان کنیم) ، از ” به اطلاع می رساند …” بهره بگیرید.

این یک روال معمول در نامه های اداری است و جنبه ی برتری ندارد.این امر تمیز میان صاحب منسب و همکاران با درجه ی پایین است.

بعد از رعایت همه ی این نکات وقت آن می رسد که شما نامه ی تان را به یک پیوستگی مطلب برسانید.

اگر می خواهید مشکلات خود را بگویید . ابتدا بطور کامل شرایط مکانی و زمانی و یا هویتی خود را نام ببرید.

بعنوان مثال اگر مشکل عدم دریافت وام بوده است ، اعلام کنید که در چه روزی ، چه ماهی و چه سالی و در کدام بانک ، در چه شعبه ای و توسط چه کسی به کارتان رسیدگی نشده است.

بعد از آنکه تمامی اطلاعات مکانی ، زمانی و هویتی را دادید ، حال نوبت آن است که موضوع خود را مطرح کنید.

در هنگام مطرح کردن موضوع سعی کنید ، از جملات کوتاه استفاده کنید. اما مراقب باشید که به هیچ وجه نثرتان چکشی و خشک نشود.

سعی کنید از عبارات مناسب و بجا استفاده کنید و از الفاظی نظیر ” به خدا قسم …” و ” خواهش می کنم …” بپرهیزید.

سعی کنید خواسته ی تان را مطرح کنید و در صورت نیاز از عباراتی چون ” لطف بفرمایید…” و “مرحمت کنید ، استفاده بفرمایید.

سعی کنید همه ی مشکلات و خواسته هایتان را در متن تجمیع نکنید. هر خط را به یک مشکل با سرفصل مناسب اختصاص بدهید و کوتاه بنویسید.

پایانِ نامه :

پایان نامه نیز به روال عادی همه نامه ها با تشکر و در خواست پیگیری خاتمه می یابد.

تنها نکته ای که باید سعی کنید در پایان نامه رعایت کنید این است که یک جمع بندی خوب از آنچه می خواهید ، بنویسید.

همچنین در پایان هر نامه ی اداری نیاز است که نامه را امضا کرده و در صورت نیاز آن را مهر کنید.

برای این کار سعی کنید به اندازه ی یک خط فاصله گذاشته و در سمت چپ نامه قسمت پایینی ، مهر و امضا را انجام دهید.

همچنین نام خودتان را بهمراه تاریخ در کنار امضای خود بنویسید.

اجزای یک نامه اداری

همانطور که در بخش پیش به شما آموزش دادیم ، هر نامه اداری سه بخش دارد و به طور مختصر سعی کرده ایم که اجزای هر بخش را با توضیحات کاملی در باب تقسیم بندی این سه بخش برایتان ارائه دهیم .

اما حالا می خواهیم که کمی دقیق تر اجزای هر کدام از بخش های ذکر شده در بالا را برایتان ذکر کنیم.

آغاز نامه  :

آغاز نامه از اجزای زیر تشکیل شده است :

۱) تاریخ : هر نامه ای باید دارای یک تاریخ باشد. همانطور که گفتیم یک نامه یک سند است و سندی که تاریخ نداشته باشد . به هیچ وجه قابل استناد نیست.

پس حتما باید برای هر نامه تاریخی قائل شویم. اگر می خواهیم برای یک نامه تاریخ بزنیم ، دو راه پیش رو داریم.

یک آنکه خودمان در پایان نامه این تاریخ را کنار اسم و امضایمان بگذاریم و یا اینکه در ابتدای نامه به تاریخ روز نوشتن نامه اشاره کنیم.

یادتان باشد که هیچگاه شما نباید تاریخ نامه را در بالای متن بصورت دستی بزنید ، چرا که خود دبیرخانه ی هر اداره این کار را می کند و اگر این کار را کردید حتما به دبیرخانه اعلام کنید که تاریخ روز نوشتار و یا تاریخ روز تحویل را نیز قید کند که ارزش اداری نامه ی شما به لحاظ تاریخ ذکر شود.

۲) شماره نامه : شماره نامه ، درست مانند شماره ملی هر شخص منحصر بفرد است.

شماره نامه را به هیج وجه شما تعیین نمی کنید و خود دبیرخانه هر اداره این کار را اتوماسیونی انجام میدهد.

چرا که هر نامه ای که در یک اداره برای طی روند اداری می رود ، نیاز به بایگانی دارد و از سویی دیگر نیز در اتوماسیون ثبت خواهد شد.

پس بسیار مهم است که ما حتما شماره نامه دریافت کنیم. اما به هیچ وجه خودمان نباید شماره نامه ای بزنیم.

چرا که دیده شده است بعضی از دوستان موقع زدن نامه ی پیگری بالای نامه می نویسند که : ” شماره نامه  : ۲ ”  و این بشدت کاری اشتباه است.

این که نامه ای به دنبال نامه ای دیگر زده شده است ، تنها در متن ذکر می شود آن هم به این شکل که شما ابتدا شماره ی نامه ی قبلی را که دبیرخانه به شما داده است را در متن نامه ، دقت کنید در متن نامه ، نه بالای نامه و نه آغاز نامه ، بلکه در متن نامه ذکر می کنید.

مینویسید که : ” عطف به نامه ی ( شماره نامه قبلی ) ، نامه ی روبرو من باب پیگیری یا تغییر وضعیت مورد نگارش قرار گرفته است. ” .

پس این فرمت را در خاطر داشته باشید و طبق همین فرمتی که خدمتتان گفتیم کارتان را پیگیری کنید.

۳) پیوست : هر نامه ی اداری می تواند پیوست هایی هم داشته باشد.هر چند که لزومی بر این کار نیست و حتما هر نامه ای در حوزه ی نامه نگاری اداری نباید پیوست داشته باشد.

اما به هر طریق یکی از مواردی که در یک نامه ی اداری ممکن است وجود داشته باشد ، پیوست ها هستند و ما نیز وظیفه داریم که برای پیوست ها یک راهکار جامع خدمتتان تقدیم کنیم.

ابتدا به امر باید ببینیم پیوست چیست ؟

پیوست هر برگه ، هر عکس ، هر سند و یا حتی هر فاکتوری می تواند باشد که به نامه ی شما الصاق شود ( چسبانده شود) تا که نامه ی اداری شما مستند تر جلوه کند.

در واقع یک مثال ساده می تواند این طور باشد که شما یک وامی از بانک گرفته اید و قسط هایش را به طور کامل بصورت اینترنتی پرداخت کرده اید.

زمانی که برای تسویه حساب به بانک می روید ، مسئول بانک به شما می گوید که شما سه قسط را پرداخت نکرده اید و چیزی در سیستم ثبت نشده است.

اینجاست که شما علاوه بر اینکه باید یک نامه اداری جهت پیگیری وام های پرداخت شده خودتان بنویسید ، باید تمامی فیش های پرداختی و یا کدهای رهگیری موجود در پرداخت های اینترنتی خودتان را به نامه ی اصلی الصاق کنید تا که نامه ی شما مستند تر باشد و کار شما به راحتی پیگیری شود و مشکل شما حل شود.

پس تا بدین جای کار دریافتیم که پیوست چیست. اما اینکه چگونه مدارک را پیوست کنیم ، نیز یک مسئله ی دیگر است.

شما دو راه اساسی برای پیوست کردن مطالب در نامه ی خودتان دارید ، نخست اینکه می توانید تمامی برگه های موجود را به نامه ی اصلی منگنه کنید.

یا اینکه تمامی برگه ها و اسنادی که می خواهید پیوست کنید را بصورت یک پک و یا در یک پوشه در پاکتی که برای نامه ی خودتان می فرستید ، قرار دهید.

پاکت های نامه ای وجود دارد که سایز A4  هستند و یا حتی سایز های بزرگ تری دارند که شما می توانید از آن ها برای این کار یعنی پوشه درست کردن و یا پرونده سازی برای پیوست های خودتان استفاده کنید.

اما مرحله ی بعدی این است که شما باید در نامه ی اداری تان به این مسئله اشاره کنید که : ” نامه ، پیوست دارد . ” . این کار را هم باید به دو شکل انجام دهید.

نخست اینکه بالای نامه ی تان ، زیر تاریخ نامه در دبیرخانه بگویید که برای تان عبارت ” پیوست دارد ” را بنویسند و تایید کنند.

علاوه بر آن نیز می توانید در متن نامه و یا حتی در پایان نامه در یک پاراگراف جدا بنویسید که نامه پیوست دارد ، و تمامی عنوان های پیوست خودتان را هم به صورت شماره گذاری شده بنویسد .

بعنوان مثال ، برای همان وامی که خدمتتان گفتیم باید بنویسید که  : ” ۱۲ فیش پرداخت ( یا هر تعداد فیشی که دارید) ، گردش حساب و … ” .

یعنی شما هر چه که پیوست کردید را باید دقیق بنوسید تا که مبادا یک مورد از این پیوست ها گم شود.

همچنین در بسیاری از دبیرخانه ها مسئول دبیرخانه کاملا همه پیوست ها را کنترل می کند تا که مبادا موردی از پیوست ها با آنچه که در متن گفته شده است مغایرت داشته باشد.

متن نامه ( بدنه نامه)

بدنه هر نامه اداری نیز شامل موارد و اجزای زیر است :

۱) خطاب نامه و ادای احترام : همانطور که در تمامی سری های آموزشی نامه نگاری خدمتتان اعلام کردیم هر نامه ای که شما می نویسید نیازبه یک خطاب دارد.

در واقع خطاب هر نامه مشخص می کند که نامه دقیقا قرار است به دست چه کسی برسد.

ما در نامه های دوستانه و عاشقانه خطاب های متفاوتی داشتیم که در جریان خطاب قرار دادن یک شخص و نام بردن از او ، در کنارش از واژه هایی چون ” عزیزم ، عشقم ، دوست مهربان من و .. ” نیز استفاده می کردیم.

در نامه های اداری هیچ نیازی به این نیست که شما از هیچ کدام از این الفاظ استفاده کنید ، چرا که کاملا توهین آمیز خواهد بود و می تواند حتی شکایت فردی که به او خطاب کرده اید را نیز به همراه داشته باشد.

چرا که شما در یک پروسه ی اداری خارج از محدوده مورد نظر به طرف حرفی زده اید که او می توانید بر اساس قوانین موجود ، از شما شکایت کند.

خب سوال اصلی این است که خطاب در نامه های اداری به چه صورت است ؟ در نامه های اداری شما نیاز دارید که سمت فردی که به او نامه می نویسید را ذکر کنید. همین و بس .

بعنوان مثال اگر می خواهید به ریاست اداره ای نامه بنویسید ، می توانید بنویسید که مثلا : ” ریاست اداره تامین اجتماعی شهرستان اصفهان. ” .

بعد نیز کافیست عبارت کلیشه ای اما اساسی در یک نامه اداری یعنی  ” سلام علیکم ”  ، را بنویسید .

بعضی از دوستان پرسیده اند که چرا باید این عبارت را به کار ببریم . باید بگوییم که این عبارت تبدیل به یک قانون نانوشته شده در نامه نگاری اداری شده است و شما هم به منظور رعایت این چارچوب بهتر است که از همین قالب استفاده کنید.

۲) مقدمه ی نامه : هر نامه ای نیاز به یک مقدمه چینی دارد. در واقع اگر بخواهیم این جمله را صحیح تر بگوییم باید اینطور بنویسیم که هر ارتباطی و هر برقراری ارتباطی نیاز به یک مقدمه چینی دارد تا ذهن مخاطب نسبت به پیام اصلی آماده شود تا بتواند راحت تر پیام را درک کند.

در نامه های اداری نیز شما می توانید از مقدمه هایی مثل معرفی خودتان ، مثل ادای احترام و تشکر از اینکه وقت پای نامه می گذارند و .. استفاده کنید.

۳) پیام اصلی : بدیهی است که هر نامه ی اداری در پی هدفی نوشته شده است و این هدف قرار است که تمام حرف و پیام اصلی یک نامه باشد.

از این رو شما باید در بدنه نامه خودتان و با ایجاد فاصله ی یک پارگرافی بین مقدمه نامه  و پیام اصلی حرفتان را بزنید.

برای این کار بهترین حالت ممکن این است که شما یک مقدمه بنویسید ، یک نقطه سر خط بگذارید و پیام اصلی تان را اینگونه شروع کنید :  ” غرض از نوشتن این نامه ” و یا  ” هدف از نگارش این سطور ” .

این ها به شما کمک می کنند که مستقیما بروید سر اصل مطلب و حرف اصلی را بزنید.

نکته ای که باید همیشه در نوشتن یک نامه اداری رعایت کنید ، ذکر این نکته است که زمانی شما می توانید یک نامه اداری خوب داشته باشید که بتوانید در خلاصه ترین شکل ممکن و شفاف ترین شکل ممکن حرفتان را بزنید و پیامتان را به فردی که می خواهید به او نامه بزنید منتقل کنید.

در واقع مهم نیست که چه میزان مسئله ی شما طول و تفصیل دارد و یا خواسته ی شما گسترده است. شما باید سرفصل های اصلی حرفتان را بگیرید و در مستقیم ترین شکل ممکن آن را بزنید.

یادتان باشد که برای بیان خواسته ی تان و برای بیان آنچه که می خواهید در باب آن نامه اداری بنویسید ، به هیچ وجه من الوجوه ، نباید مقدمه چینی کنید.

مقدمه چینی می تواند کار شما را در نوشتن یک نامه ادرای خوب ، خراب کند و فرم نامه ی شما را بهم بریزد. پس سعی کنید بدون هیچ مقدمه چینی و بطور مستقیم حرفتان را در نامه ی تان بیان کنید.

۴) نتیجه گیری : حتما هر نامه اداری باید یک نتیجه گیری هم داشته باشد. نتیجه گیری در نامه اداری به چه معناست ؟

هنگامی که شما پیام خودتان را درنامه نوشتید و یا اینکه درخواست تان را به مخاطب نامه ی اداری خود منتقل کردید ، نیاز دارید که یک جمع بندی هم داشته باشید.

جمع بندی نامه ی شما این امکان را به مخاطب شما میدهد که در صورت رجوع مجدد به نامه ی شما تنها همان بخش را بخواند و بداند که دقیقا چه کاری را باید به چه شکلی به ثمر برساند.

از این رو می توان این چنین گفت که شما باید همه خواسته ها و همه نکات را در یکی دو خط خلاصه کنید. این یکی از برجسته ترین تاثیراتی است که می تواند یک نامه اداری روی مخاطب بگذارد.

پایان نامه

پایان نامه نیز دارای اجزای زیر است :

۱) نوشتن نام :  یکی از نکات مهمی که بسیاری از افراد آن را از خاطر می برند این است که به هیچ وجه نام خودشان را انتهای نامه های اداری نمی نویسند .

شما برای اینکه نامه خودتان را دارای هویت کنید ، نیاز به این دارید که حتما اسم خدتان را انتهای نامه ذکر کنید. از این رو در همانجایی که نامه ی تان را امضا می کنید ، نام تان را هم بنویسید.

۲) امضا کردن : امضا هم یک چیز کاملا فرمالیته است و علاوه بر اینکه کاملا فرمایشی محسوب می شود اما یکی از اصل های اساسی در نامه نگاری اداری است.

اما یک نکته را بخاطر بسپارید . نامه ها را باید در همه شرایط با یک امضا ، امضا کنید. امضاهای مختلف می تواند مشکل های بسیار زیادی را برای تان به همراه بیاورد.

ویژگی های یک نامه اداری خوب

در نامه نویسی رسمی ، باید به چند نکته ی دیگر نیز توجه کنید ، که در ذیل برایتان ذکر می کنیم :

• سعی کنید از زیاده گویی بپرهیزید.رک گویی و شفاف گویی اصلی است که در نامه نگاری اداری ، حرف اول را می زند.
  همیشه به این نکته توجه داشته باشید که یک نامه اداری باید در مدت زمانی کوتاه بیشترین میزان حرف و پیام را در خود داشته باشد.
• سعی کنید که به هیچ وجه ردی از تعریف و تمجید الکی و یا تملق گویی در نامه مشاهده نشود.
• سعی کنید تا می توانید نامه را از به حاشیه بردن دور نگه دارید و به بحث اصلی بپردازید.
• از استفاده از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید.
• اگر متن نامه طولانی است ، در نامه ای دیگر بطور خلاصه از دستور و یا ابلاغیه های نگاشته شده سخن بگویید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
• اگر نامه ی تان پاسخ به نامه ی دیگری است، حتما در ابتدای نگارش نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه ی شماره …. در تاریخ …. است .
• اگر قرار بر ارسال نامه به بخش های دیگری است ، در قسمت پاورقی ، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش هایی که قرار است به آن نامه را ارسال کنید را یادداشت کنید .
• اگر نامه حامل اعداد و ارقام است هم به حروف و هم به عدد نگارش کنید و اگر مطلب مهمی است ، سعی کنید دو طرف نامه را ببندید.

تمرین نامه نگاری اداری

نامه نگاری نیز به مانند دیگر مهارت های نوشتاری ، نیاز به تمرین دارد. اما برای تمرین کردن نامه نگاری اداری ، ما باید بسیار بسیار کتاب بخوانیم. و بسیار نامه دوستانه مشاهده کنیم.

در واقع نامه های اداری دسته بندی های مختلفی دارند که ما باید به هر کدام از این نامه ها تسلط کامل داشته باشیم.

شاید نتوانیم نمونه ی مشخصی از یک نامه اداری را به عنوان نمونه عرضه کنیم ، اما یادتان باشد که نامه اداری ، لزومی بر مشاهده نمونه ندارد.

بلکه ما باید قدرت مطالعه ی شخصی خودمان را بالا ببریم و این مطالعه ی شخصی است که ما را به نوشتن نامه ای اصولی هدایت می کند.

همچنین یادمان باشد که بخشی از هر نامه اداری بیان ما وقع یا خواسته ای است که ما می توانیم مثال ها و نمونه های آن را در یک نامه دوستانه و عاشقانه هم ببینیم.

آنچه که در نامه نگاری و اصولا  در نویسندگی مهم است ، ذکر این نکته است که شما باید قلم خودتان را روان کنید. روان کردن قلم ، یعنی آنکه شما مدام تمرین کنید. بنویسید ، بخوانید و نوشته هایتان را مدام بازنویسی کنید.

این کاریست که به شما قدرت میدهد در عین حال که سطح فرهنگ خودتان را بالا می برید ، نویسندگی تان را نیز گسترده تر کنید.

چیزی که ما برای ادامه ی زندگی فرهیخته وار خود نیاز داریم این است که به شدت مطالعه کنیم و بشدت روی مهارت های ارتباطی علی الخصوص ، مهارت ارتباطی نوشتاری تمرکز کنید.

نگارش نامه ی اداری ، چیزی است که همه ی ما حداقل یکبار در طول عمر خود آن را تجربه خواهیم کرد.

تنها با استفاده از نمونه های بالا می توان بهترین دستور العمل ممکن برای نوشتن نامه ی اداری را داشته و برر طبق همین دستور العمل یک نامه ی اصولی بنویسید.

یک نامه ی اداری صحیح و اصولی می تواند گام بلندی در تسریع امور کاریتان باشد. همچنین اگر سوالی در باب نگارش نامه ی اداری داشتید ، می توانید در قسمت نظرات آن را با ما در میان بگذارید.

آموزش نامه نگاری اداری

آموزش نامه نگاری اداری یکی از اصول و قوانین نوشتن نامه های رسمی و اداری است که باید همه افراد در هر زمینه شغلی و سنی فرا بگیرند تا نوشتن اینگونه نامه ها با سختی همراه نباشد

و البته که یک مهارت کلی است و باید هر فرد تحصیلکرده نسبت به آن آگاهی لازم را داشته باشد و بداند چگونه شروع کند، چه فواعدی را رعایت کند و چطور به پایان برساند.

با این وجود بسیاری از افراد در نوشتن نامه های اداری و مهم رسمی بسیار ضعیف هستند و این کار را به افراد صاحب سبک و کسانی که در این زمینه تجربه کافی دارند؛ محول می کنند.

اما عدم آموزش نامه نگاری اداری در واقع یک نوع بی سوادی در عصر کنونی است.

در عصری که به سر می بریم دوره  فناوری اطلاعات نامیده می شود، که دیگر وقت یادگیری و فراگیری کلی در زمینه آموزش و مهارت اطلاعات مرتبط با تکنولوژی در حوزه های گوناگون است و اگر ما هنوز در یک نامه نگاری اداری ساده می لنگیم پس جای تاسف هم باقی نمی ماند.

در مقاله ای که پیش رو دارید به آموزش نامه نگاری اداری و حوزه های مختلف پرداخته می شود.

امید بر آنکه سوالات شما در مورد اینگونه نامه ها جواب داده شود و به خوبی یاد بگیریم که باید یک نامه اداری را با چه قوانین و اصولی بنویسیم که تمامی مراتب و ملزومات در آن رعایت شود.

ابتدا از قوانین کوچک اما مهم و ضروری که گاهی نادیده گرفته می شوند، شروع می کنیم و سپس به سراغ دیگر نکات مهم تر وهمچنین شروع مثال هایی برای یادگیری می رویم.

آموزش کامل نامه نگاری اداری و محتویات آن

نامه های ادرای معمولا زمین تا آسمان با نامه های دوستانه و صممی فرق دارند، وقتی دست به نوشتن و آموزش نامه نگاری اداری می برسد، یعنی باید بسیاری از قواعد ریز و درشت را رعایت فرمایید و که به فرد، حوزه و ارگان مربوطه توهین و یا اهانتی خطاب نشود و سوء برداشتی صورت نگیرد.

پس همان طور که می بینید باید آموزش نامه نگاری را به صورت کاملا ضابطه مند در نظر بگیرید، که وقتی اقدام به نوشتن کردید مطلبی مهم و یا نکته اساسی را در طرز نوشتن و یا نوع مطرح کردن از قلم نیندازید و حوزه مربوطه دچار شک  و شبهه و برداشت های اشتباه نشوند. در یک کللام نامه اداری باید در کمال احترام و اصول نوشته شود.

 نکات مهم

در این قسمت بخش های مهم یک نامه اداری مهم را نام می بریم و سپس به توضیحات مربوطه می پردازیم تا بیشتر آشنا شوید.

در بخش آموزش نامه نگاری اداری هر نامه شامل:

• نام خدا
• رعایت احترام
• مقدمه نامه
• متن اصلی نامه
• نتیجه گیری و حرف آخر
• سپاسگزاری
• نام فرستنده
• سمت سازمانی فرستنده
• امضا

 رعایت احترام

شما قرار است برای چه کسی، چه ارگانی، چه حوزه ای و چه درجه ای رعایت احترام را به جا آورید. این سوال را قبل از نوشتن و شروع نامه نگاری حتما از خود بپرسید، به این دلیل که بدانید چگونه باید احترامات خود را در نوشته ای مربوطه انعکاس دهید، مشخص کنید که نامه برای کیست.که برای مثال از :

جناب آقای

سرکار خانم

بعد از این دو عنوان سمت و یا مرتبه ای که دارند را اضافه می کنید مثلا:

• جناب آقای مهندس
• سرکار خانم دکتر

و سپس نام فرد مورد نظر را اضافه می کنیم:

جناب آقای مهندس فرید سپهری

سرکار خانم دکتر مهدیه فرخزاد

سپس با یک جمله مودبانه و کاملا رسمی به دنبال اسم و سمت ان ها کمال احترام خود را نسبت به فرد مورد نظر کامل می کنید. مثلا:

• با درود و آرزوی تندرستی برای شما
• با سلام و خسته نباشید خدمت شما

مقدمه نامه اداری

در بخش آموزش نامه نگاری اداری ، باید به بخش مقدمه اهمیت ویژه بدهید،تا خواننده به خصوص کسی که قرار ست کار، مشکل و یا اقدامی را انجام دهد، ابتدا یک پیش زیمنه نسبت به درخواست شما پیدا کند، بداند که مشکل کجاست، درخواست از چه چیزی است و خلاصه بداند که باید چه کار کند و این نامه در واقع برای چیست.

لوب مطلب وظیفه خود را بداند.

اما اگر بی مقدمه به سراغ متن اصلی نامه برویدف قاعدتا کمی سر درگم می شود و یکی از مواردی که دال بر ناپختگی و کم تجربگی شما در نوشتن نامه اداری می شود همین موضوع است، پس سعی کنید مقدمه را خیلی خوب شروع کنید و مخاطب هدف خود را مشتاقانه تر به استقبال متن اصلی و درخواست خود رهسپار کنید.

مثلا:

به استحضار می رساند با توجه به تعویق حقوق معوقه کارمندان بخش مالی و مسکن و اعتراضات بخش خصوصی

این بخش از نامه که مقدمه نامه محسوب می شود، کرامند مورد نظر و یا مسئول بخش را مصمم و جدی تر می کند که ادامه نامه را در بخش متن اصلی دنبال کند و ببیند دقیقا چه شده، چا اتفاقی افتاده و باید چه کار کند.

 متن اصلی نامه

در متن اصلی نامه باید در واقع هدف گذاری را درست انجام دهید، بدانید که چه چیز می خواهید بگویید، هدف خود را مشخص کنید اگرین متن را چند بار بر روی چک نویس انجام دهید بسیار عالی است، زیرا ایرادات کار شما گرفته می شود و بلاخره هدف نهایی شما مشخص می شود و از کلمات درست استفاده کنید که حالتی بی ادبانه و یا تندخویی در آن نباشد.

خواهشمند است که بخش مالی و حسابرسی نسبت به درخواست کارمندان اقدام فرمایند.

 نتیجه گیری

نتیجه گیری جز بخش هایی است که می تواند نباشد، اما اگر باشد در انجام درخواست و یا پیگیری کار محول شده میتواند نتیجه خوبی در بر داشته باشد، یعنی اینکه در بخش نتیجه گیری که باید کاملا چکیده مختصر، خارج از غلو گویی و تعارف باشد، یعنی به گونه ای نباشد که از متن اصلی نامه بیشتر شود.

همچنین به نحوی بنویسید که خواننده تصمیم بگیرد هر چه زودتر اقدام به پیگیری مقدمات لازم شود.

با توجه به مواد مذکور خواهشمند است اقدامات لازم را در بخش مربوطه لحاظ فرمایید.

نتیجه نامه اداری معمولا در پایین نامه سمت چپ نوشته می شود.

بخش سپاسگزاری

در قسمت سپاسگزاری هم مانند نتیجه گیری می توانید، آن را لحاظ نکنید اما وجود این بخش می تواند خالی از لطف نباشد.

پس با یک سپسگزاری درست و مقبولانه فرد مورد نظر را برای پیگیری مشتاق تر کنید.

از مساعدت و همکاری شما سپاسگزاریم

از توجه و لطف شما خرسندیم

نام فرستنده، سمت فرستنده و امضا

در این بخش از نامه باید نام خود و سمت خود را در سمت راست پایین نامه بنویسید و سپس امضای خود را هم  در پایین آن درج کنید.

نکاتی کلی در نوشتن نامه اداری

آموزش نوشتن نامه اداری برای شما باید از هر لحاظ مورد اهمیت باشد، یعنی اکنون که با نکات اصلی و مهم یک نامه اداری آشنا شدید، بهتر است که با ریزه کاری ها و قواعد مهم آن هم اشنا شوید نامه ای که قصد نوشتن آن را داشته اید تماما ویژگی های یک نامه اداری را داشته باشد.

در ادامه به برخی از این نکات مهم و کلی اشاره می کنیم.

املای کلمات

شاید اگر در نامه دوستانه غلط املایی داشته باشیم، چندان ناخوشایند به نظر نیاید، به خاطر اینکه این نامه یک نامه دوستانه است و در نهایت قرار نیست که مشکلی پیش بیاید

یا درخواستی انجام شود ولی برای نامه های اداری این دقت باید تمام و کمال باشد و بدانید که قرار است درخواست شما طبق این نامه پذیرفته شود

پس اگر غلط املایی در آن دیده شود، مطمئن باشید تا حدودی پذیرش و عدم پذیرش درخواست خود را از دست داده اید.

پس اهمیت املای کلمات را در نظر بگیرید اگر برای کامات عربی که در فارسی استفاده می کنیم، مثل مثلا استراق السمع،استیصال و غیره حتما سوال کنید و مطمئن شوید سپس بنویسید.

نگارش نامه اداری

برای نگارش نامه اداری بهتر است دقت ویژه داشته باشید و بدانید که نوع ادبیات اداری شما وابسته به استفاده از همین کلمات و نحوه قرار گیری آن ها در کنار هم می باشد.

پس از ترکیبات حشوی به شدت خودداری کنید، مثل چرند و پرند، دو سه تا،آب ونون و عباراتی از این قبیل که بیشتر کوچه بازاری و محاوره ای هستند کاملا خودداری کنید.

خلاصه نویسی را فراموش نکنید و تا می توانید از  کلی گویی، اضافه گویی و مواد حشو و اضافه بر حذر باشید. نامه اداری شما باید کاملا خلاصه، چکیده مانند و مفید باشد.

نحوه فاصله گذاری و دقت به این موضوع که در بخش آموزش نامه نگاری از سری نکرش می شود، باید زمانی که نوشتن را از سمت راست شروع می کنید و سپس از قسمت چپ بخشی را به عنوان حاشیه باید خالی بگذارید، این نوع نوشتن در نظم و انضباط نامه بسیار تاثیر گذار است.

دقت کنید که به سازمان مربوطه نامه اداری می نویسید و یا به فرد خاصی قرار است نامه را ارسال کنید، اگر سازمان و یا ارگان است، از عبارت به استحضار می رساند استفاده کنید و اگر به فرد خاصی می نویسید عبارت به آگاهی می رساند، مناسب تر است.

در قسمت بالا سمت چپ تاریخ نامه به همراه اینکه ایا نامه پیوست دارد یا نه درج می شود.