نامه اداری

این صفحه مورد پسند 23,803 بازدیدکننده می باشد.

محمدرضا تیموری هستم و در این مقاله میخواهیم در مورد نامه نگاری اداری مفصل صحبت کنیم

نمونه نامه اداری

پیشنهاد ویژه : آموزش نامه نگاری اداری واجب تر از نون شب

ما در مقاله چگونه نویسندگی را شروع کنیم ؟ مبانی را یاد گرفتیم حال می خواهیم نامه نگاری اداری  را از سری مقالات آموزش نویسندگی با هم یاد بگیریم.

نامه های اداری را می توان به چندین دسته ی اصلی تقسیم کرد که از بین آنان نامه های اداری درخواستی ، پیگیری و شکایت اصلی ترین نوع نامه ها هستند. ما در ادامه چندین نوع از این نامه ها را برایتان بعنوان نمونه ذکر کرده ایم.

نامه در خواست تجهیزات اداری

جناب آقای ( نام مسئول بخش)

مدیریت محترم ( سمت مسئول)

احتراما ،نظر به تجهیز بخش اداری و همچنین تسهیل امور کارمندان جدید ، نیازمند به تجهیز بخش اداری می باشیم. خواهشمند است ، دستور لازم را جهت تهیه ی اقلام ذیل مبذول بفرمایید.

لیست تجهیزات مورد نیاز :

  1. یک دستگاه پرینتر
  2. سه دستگاه اسکنر دیجیتال

۳ . …..

  1. ……

با سپاس از همکاری صمیمانه شما

( نام نویسنده و سمت)

نامه درخواست وام و یا مساعده حقوق

بسمه تعالی

جناب آقای…

ریاست ارجمند امور کارکنان

موضوع:درخواست وام و یا مساعده حقوق

با سلام و درود

بدینوسیله اینجانب… کارمند/کارگر به شماره… که در قسمت… مشغول به فعالیت هستم به علت بروز مشکلات مالی و شخصی،تقاضا دارم مبلغ … ریال را به صورت وام/مساعده حقوق در اختیار بنده قرار داده که نحوه ی بازپرداخت آن به صورت کسر آن از حقوق بنده به صورت اقساط ماهیانه… به مدت … ماه باشد.

خواهشمندم که موافقت خود را با درخواست بنده به دستگاه های مربوطه ابلاغ نمایید.

از مساعدت شما سپاسگزارم

باتشکر،امضا

نامه نگاری اداری

 

 

در نوشتن نامه اداری چه اصولی را باید رعایت کرد؟

نامه نگاری اداری یقینا یکی از موثرترین روش هایی است که انسان ها می توانند با یکدیگر از طریق آن ارتباط برقرار کنند.

در واقع همانطور که بارها به این امر اشاره کرده ایم ، انسان ها شیوه های مختلفی از ارتباط را در جهان حاضر تجربه می کنند و هر کدام از این شیوه های ارتباط خود فلسفه ای دارند و مزایا و معایبی دارند که آن ها را از یکدیگر متمایز می کند.

از این میان ارتباط نوشتاری ، یعنی همان نامه نگاری موثرترین شیوه و همچنین پر مزیت ترین شیوه ای است که می توان با آن ارتباط برقرار کرد و منظور را با آن به دیگران تفهیم کرد.

ببینید اصولا نامه نوشتن ، راحت ترین راهیه که شما می تونید تمام اون خواسته ای رو که دارید برای مخاطبتون بگید و خیلی زود هم ازش نتیجه بگیرید. به این فکر کنید که اگر بخاید همه ی حرفاتون رو برای یک رییس ، یا یک مسئول بزنید ، چقدر از وقتشو می گیرید و اصلا چجوری می تونید همه حرفاتونو بزنید.

گپس بیاید ، یک نامه اداری بنویسید و تمام خواستتون رو توی چند دقیقه بهش بگید. این راحت ترین راه و البته معتبرترین راهیه که شما می تونید ازش نتیجه بگیرید. اگر فکر می کنید که نامه نگاری اداری و نوشتن یک نامه براتون سخته و نمی تونید نامه بنویسید. بسپاریدش به ما . ما اول همه ی حرف های شما رو گوش میدیم و بعد جوری براتون یک نامه رو می نویسیم که هر رئیس و هر مسئولی ، مجبور باشه از اول تا آخرش به حرفتون گوش بده ، چون ما رگ خواب نوشتن نامه اداری رو بلدیم . همین کارتون رو جلو میندازه.

 

نامه نگاری اداری

نامه اداری

در واقع هر شیوه ای که ما برای ارتباط گیری با جهان داریم و هر آنچه که ما به زبان می آوریم و یا می نویسیم و یا هر شیوه ی دیگری که برای سخن گفتن و انتقال پیام در جهان استفاده می کنیم ، زیر مجموعه ی یک اصل از اصول قرار می گیرد که در علم ارتباطات به آن مهارت های ارتباطی می گویند.

مهارت های ارتباطی با توجه به علم روز به چند سرفصل اصلی تقسیم می شود .

به اختصار و تا به آنجا که به پیشرفا این مطلب ، یعنی نامه نگاری اداری کمک کند ، به آن اشاره خواهیم کرد.

نخستین شیوه ای که ما برای ارتباط گیری در جهان داریم ، مهارت ارتباطی کلامی است. در واقع کلام نخستین شیوه ای است که انسان ها با هم ارتباط شان را می سازند.

البته به این نکته هم باید توجه داشت که منظور ما از نخستین شیوه ، با توجه به بستر فعلی در جهان هستی است.

اگر بخواهیم تاریخ ارتباطات در جهان هستی را بررسی کنیم ، یقینا مقوله ای است که در حوصله ی این مقاله نمی گنجد و باید برای آن سرفصلی از مقاله ای جداگانه تعیین کرد که در جای خود به آن خواهیم پرداخت .

اما آنچه که می توانیم از آن صحبت کنیم و آن را ملاک گفتگوی خویش با شما قرار دهیم ، ذکر این نکته است که ما با توجه به گستره ی زندگی امروز خودمان می توانیم تنها راه های ارتباطی را بررسی کنیم که برای همه ی شما نیز این مسئله واضح و شفاف جا بیفتد.

بله همانطور که گفتیم نخستین راه این است که ما با دیگران وارد گفتگو شویم و این مسئله گسترده ترین نوع ارتباط را در بر می گیرد.

در واقع روزانه ما با هزاران کلمه و جمله با تمامی افرادی که چه به طور مستقیم و چه به طور غیر مستقیم با آن ها در ارتباط هستیم ، سخن می گوییم و با آن ها یک مکالمه برقرار می کنیم .

مکالمه برقرار کردن و مهارت ارتباط کلامی چندین حسن دارد که می توان به آن ها اشاره کرد.نامه اداری

یک آنکه بسیار سریع صورت می گیرد و سرعت ارتباط در آن بسیار بالاست .

هنگامی که شما ارتباط کلامی با کسی برقرار می کنید در کسری از ثانیه حرف هایتان را می زنید و طبیعتا نیز در کسری از ثانیه پاسخ های جامع و کاملی از شخص مقابل می گیرید و این سرعت ارتباط را در شما گسترش میدهد.

اما از سوی دیگر ذکر این نکته نیز مهم است که وقتی شما سخن می گویید ، جوابی که می گیرید آیا همان جوابی است که به آن نیاز دارید و یا اینکه نیاز به گفتگوی مجدد با شخص دارید.

در واقع علاوه بر آن مزیتی که ما برای گفتگوی سریع در مهارت ارتباطی کلامی گفتیم باید به این امر هم اشاره کنیم که گفتگوی ما ممکن است با کژتابی ها و کج فهمی ها از سوی فرد مقابل مواجه شود که این کار ما را بشدت سخت می کند.

جرا که ما نیاز داریم دوباره وقتی را بگذاریم و از نو با او صحبت کنیم و به او مسئله ی خودمان را تفهیم کنیم.

دیگر مسئله ای که باید به آن بپردازیم ، این است که ما در یک گفتگوی کلامی به هیچ وجه فرصت فکر کردن برای سخن گفتن نداریم.

شما همیشه در ارتباطات نباید مثال های پیش پا افتاده را در ذهن داشته باشید ، بلکه باید گسترده به حوزه ی ارتباطات نگاه کنیم.

بعنوان مثال ، فرض کنید که شما یک تاجر هستید و در یک مجموعه ی تجاری قرار است که به صحبت کردن بپردازید و نیاز دارید که یک مسئله را برای فرد دیگری که از یک مجموعه ی تجاری دیگر است ، چیزی را توضیح بدهید .

آنگاه است که شما نمی توانید و این فرصت را ندارید که فکر کنید و بهترین تصمیم را در حوزه ی گفتگوی خودتان بگیرید واین مسئله می تواند برای شما مشکلات بسیاری ایجاد کند.

دومین گونه ای که می خواهیم از آن صحبت کنیم ، مهارت ارتباطی اشاره ای است. گونه ای دیگر از راه های ارتباطی که انسان ها از آن بهره می گیرند مهارت ارتباطی اشاره ای است.

در واقع بدین جهت به این نوع از مهارت ارتباطی پیش از مهارت ارتباطی نوشتاری اشاره کرده ایم که قصد داریم به طور مفصل به بحث نامه نگاری بپردازیم و آن را ملاک قرار دهیم.

 اما شما باید بدانید که علاوه بر مهارت ارتباطی کلامی ، گزینه ای دیگر از مهارت های ارتباطی نیز وجود دارد که ما به آن گزینه ی مهارت ارتباطی اشاره ای می گوییم.

در واقع این گزینه از مهارت های ارتباطی آنچنان که باید و شاید هنوز در میان مردم جا نیفتاده است ، اما یکی از گزینه های ارتباطی است.

در واقع آنچه که بسیار در این گونه از مهارت های ارتباطی ، تعریف می شود ، زبان بدن است.

نامه اداری

همانطور که می دانید ، زبان بدن ، با توجه به فرهنگ های مختلف متفاوت است و این امر هم می تواند برای شما دردسر های بسیاری در زمینه ی ارتباطات ایجاد کند.

هر چند که ما بارها به این نکته اشاره کرده ایم که زبان بدن می تواند انتقال انرژی بسیار عالی ای در مکالمات صورت دهد ، اما از طرفی هم زبان بدن یک مسئله ی عرفی است و در هر کجا نمی توان از آن به شکل مثبت استفاده کرد .

پس این گزینه ی ارتباطی نیز علی رغم تمامی ویژگی هایی که دارد ، یک گزینه ی ارتباطی فراگیر نیست.

اما آخرین گزینه ای که می خواهیم به آن اشاره داشته باشیم ، گزینه ی مهارت ارتباطی نوشتاری است.

نامه اداری

همانطور که می دانید گزینه ی ارتباط آن هم با استفاده از مهارت های نوشتاری ، امروزه صورت های گسترده ای به خودش گرفته است ، اما مهم ترین آن و پایه و بن مایه ی آن را نامه نگاری تشکیل می دهد.

نامه نگاری نه تنها امروزه ، بلکه از زمان های قدیم همیشه به عنوان یکی از بهترین راه های ارتباط بین افراد و اشخاص مختلف شناخته می شده است.

امروزه نیز با گسترش تکنولوژی و همچنین بسترهای جدید ، صورت های متنوعی به خودش گرفته است که می توان از آن به صورت های نامه اداری ، نامه دوستانه و نامه عاشقانه به انواع و اقسام مختلف اشاره کرد .

اما بحتی که در این مقطع می خواهیم به آن بپردازیم ، بحث نامه اداری است. می دانیم که یکی از روش های ارتباطی با اداره جات در سطح دولتی و غیر دولتی ، نامه نگاری است .

نامه نگاری از دیر زمان همیشه یکی از راه های ارتباطی دولت با مردم و همچنین مردم با دولت بوده است.

بسیاری از اداره جات تا بسیاری از دیوان های کشوری ، از نامه نگاری بعنوان تنها ترین راه و یا نزدیک ترین راه ارتباطی برای ارتباط برقرار کردن مردم استفاده می کنند.

اگر نگاهی به تاریخچه ی نامه ی اداری داشته باشیم ، می بینیم که از دیر زمان ، هنگامی که یک پادشاه قصد ارتباط با یکی از زمامداران خود داشت ، از نامه اداری استفاده می کرده است.

یا اگر کمی  نزدیک تر بیاییم ، تمامی دستورات دولتی و همچنین تمامی راه های ارتباطی مردم با دولتمردان ، از طریق نامه اداری بوده است و همچنان نیز نامه اداری به قوت خویش به طور فعال در ایران و سایر کشورها بعنوان یک راه ارتباطی پابرجاست.

اما امروزه نامه اداری نیز با صورت های متعددی روبرو شده است. چرا که دیگر در یک کشور ، تنها یک پادشاه و یا تنها یک دیوان دار  وجود ندارد.

با وجود سیاست های موجود در دولت و همچنین گستردگی ارگان های دولتی ، ما اداره جات ، مراکز سازمانی و بسیاری از دیگر مراکز دولتی و غیر دولتی را داریم که برای رسیدن به مطلوب خود ، یعنی ارتباط و راه انداختن کار ارباب رجوع ، از نامه نگاری استفاده می کنند که به سبک این نامه نگاری نیز نامه نگاری اداری می گویند.

امروزه شما برای ثبت نام فرزندتان در یک مدرسه و یا انتقالی گرفتن برای دانشجویتان باید از نامه نگاری استفاده کنید و باید به اصول نامه نگاری اداری آگاه باشید.

 یا اگر بخواهید یک وام بگیرید و یا از مدیریت یک شرکت ، قصد همکاری و یا درخواستی داشته باشید ، نیز باید نامه اداری بنویسید .

یکی از نکاتی که اخیرا مجله ی تایمز به آن اشاره کرده است ، ذکر این نکته است که حتی مجموعه های تجاری نیز امروزه به دنبال شیوه های نامه نگاری اداری هستند.

بر اساس طبقه بندی جدیدی که در این حوزه اعمال شده است نامه های اداری سرفصل اصلی برای نامه نگاری های تجاری با مراکز دولتی و غیر دولتی در سطح بلند پایه در یک کشور هستند.

مقوله ی اصلی اینجا شکل می گیرد که بسیاری از مردم ما علاوه بر اینکه می دانند باید به اصول نامه نگاری اداری آشنا باشند ، به این کار مبادرتی نمی کنند و هیچ تلاشی در این زمینه نمی کنند و قصد به یادگیری آن نیز ندارند.

این مسئله از نگاه ما دو ریشه ی اصلی و اساسی دارد. در واقع می توان گفت که این عدم وجه به نامه اداری و نامه نگاری اداری از دو منشا اصلی نشات می گیرد که نخستین آن عدم آگاهی است.

در واقع بسیاری از مردم ما می دانند که نامه اداری چیست و نامه نگاری اداری یکی از سرفصل های مهم برای پیش بردن کارهای آنان در اداره جات است .

اما متاسفانه به زوایای این امر آگاه نیستند که به چه میزان نامه نگاری اداری می تواند به پیش برد کارهای آنان و به قدرت به ثمر رسیدن کارهای آنان کمک کند.

از این روست که میلی به این کار نمی کنند و یا اگر هم روزی بالاجبار بخواهند نامه ی اداری بنویسند ، از دیگرانی که در این امر تجربه دارند ، استفاده می کنند و بهره می برند .

دیگر مسئله و یا همان دومین ریشه ای که ما عدم آگاهی به اصول نامه نویسی خصوصا در نامه اداری را در آن جسته ایم ، ذکر این نکته است که اگر افرادی هم در این زمینه میل به یادگیری داشته باشند ، هیچ منبعی ندارند.

یعنی ما در ایران هیچ منبعی نداریم که بخواهد بطور جامع به این امر بپردازد که ما چگونه باید نامه اداری بنویسیم  و این خود یک معضل اساسی است.

یکی از مشکلاتی که ما در آموزش کشور داریم و تبدیل به یک فاجعه در سالهای اخیر شده است ، ذکر این نکته است که ما ابتدا به امر نوشتن را به کودکان و نوجوانان آموزش نمی دهیم و صرفا کپی کاری و الگوبرداری را بعنوان یک روش تقلیدی به آنان می آموزیم .

از سوی دیگر این که مهارت های اجتماعی را صرفا در یک سری از دستورهای اخلاقی خلاصه می کنیم و مسائلی چون نامه اداری نوشتن ، نوشتن نامه عاشقانه و سایر موارد را که در حوزه ی فرهنگ ایران زمین است ، به دانش آموزان و حتی دانشجویان یاد نمی دهیم.

اما بهر طریق ، اگر ریشه ی درد را شناختیم باید به دنبال آن باشیم و یکی از رسالت های تیم مطالعاتی تیموری این است که ما بتوانیم با استفاده از بهترین آموزش های موجود در حوزه ی نویسندگی مراتب یادگیری انواع فرم های نویسندگی ، از رمان نویسی ، محتوا نویسی ، نامه نویسی و …. را خدمت شما دوستان آموزش دهیم.

در واقع شیوه و رویه ی صحیح نیز همین است که بخش خصوصی ما در آموزش خلا های موجود در بخش دولتی آموزش را پر کرده و موجب شکوفایی شود.

مطمئنا شما عزیزانی که این مقاله را در باب نوشتن نامه اداری می خوانید ، به هر طریق این دغدغه را در خود احساس کرده اید که نیاز به یادگیری نوشتن نامه اداری دارید و کنون در این صفحه به یادگیری می پردازید.

یا اینکه این امر را یکی از بسترهای اساسی رشد دانسته اید و به این سو گرایش پیدا کرده اید.

در هر صورت ورود شما به این صفحه را به فال نیک می گیریم و این نوید را خدمت شما عزیزان می دهیم که شما با کامل ترین مجموعه آموزش نامه نگاری اداری روبرو هستید.

ما در این مقاله سعی کرده ایم که به جامع ترین شکل ممکن ، تمامی آنچه که مورد نیاز برای رسیدن به هدف ، یعنی نوشتن یک نامه اداری است را خدمت شما دوستان ارائه کرده ایم .

اما نخستین سوالی که باید از خودمان بپرسیم این است که  :

برای چه و در چه زمان هایی ما باید نامه اداری بنویسیم ؟

سوالی که بسیاری از دوستان از ما پرسیده اند و همچنین نیز ما در تحقیقات خودمان در سطح اجتماع به آن پی برده ایم ، این است که عزیزان نمی دانند که چرا باید نامه اداری بنویسند و یا در چه زمان هایی باید نامه اداری بنویسند.

در باب چرایی این امر که برای چه باید نامه اداری بنویسیم ، بهتر است که در بخش ویژگی های نامه اداری به آن بپردازیم ، اما در باب بخش دوم سوال می توانیم توضیحاتی جامع ارائه دهیم که می تواند به شما کمک بسیار کند.

۱) درخواست کنید

یکی از وجوه نوشتن نامه اداری در خواست کردن است . هنگامی که شما در خواستی را از یک ارگان دولتی و یا یکی از سیاست مداران دولت دارید ، می توانید با نوشتن یک نامه تمام آنچه که باید به او بگویید را خلاصه کنید و به دست او برسانید.

در واقع اگر بخواهیم حقیقت را در نظر بگیریم ، باید این چنین بگوییم که وقتی که ما قصد به نامه نگاری می کنیم و قصد داریم که این نامه را به دست یک مسئول برسانیم ، باید به این نکته توجه داشته باشیم ، که نامه نگاری فرصتی را در اختیار ما قرار میدهد که ما بدون دغدغه این کار را انجام دهیم. چطور ؟

فرض کنید که شما یک کشاورز هستید و می خواهید که با وزیر کشاورزی در باب عدم وجود آب کافی برای کشاورزی صحبت کنید.

ابتدا به امر شما باید به تهران مراجعه کرده و یا در یکی از سفرهای سالیانه ی وزیر کشاورزی شرکت کنید تا بتوانید وزیر را ببینید.

دوما آنکه شما پس از اینکه به وزارتخانه آمدید ، باید زمان ملاقات عمومی وزیر و دیدارهای مردمی او را بیابید.

از سوی دیگر اگر به هر دلیلی برنامه ای برای وزیر پیش بیاید ، شما محبور هستید که دیدارتان را به تعویق بیاندازید.

همچنین برای دیدن وزیر شما نیاز دارید که یک سری از سلسله مراتب های موجود را هم پشت سر بگذارید.

شما باید ابتدا با یکی از کارمندان وزارتخانه صحبت کنید و سپس اگر کارتان به مراجع بالاتر سوق پیدا کرد ، نهایت امر معاون وزیر را ببیند و دسترسی به وزیر تقریبا می توان گفت که امر مشکلی است.

آن هم نه به این دلیل که وزیر در دسترس نیست ، بلکه وزیر آنقدر  مشغله دارد که نمی توان روی زمان دیدار های مردمی او حسابی باز کرد.

از این ها هم گذشته ، اگر شما وزیر را ببینید ، آن هم در یک دیدار عمومی آن قدر مردم دیگر مثال شما هستند که نمی توانید و یا وقت زیادی برای گفتگو با او ندارید و همه چیز را در واقع باید در چند کلمه خلاصه کنید که به هیچ وجه محتوای حرف شما را نخواهد رساند.

این امر حتی برای کارمندان هم صادق است. شما اگر بخواهید با کارمندان وزارت خانه صحبت کنید ، باید این نکته را مد نظر قرار بدهید که به حدی سرشان شلوغ است که نمی توانند بیش از دو تا سه دقیقه گفتگویی موثر با شما داشته باشند .

بعد از آن باید مدام به تلفن ها جواب بدهند و یا اینکه مدام نامه های اداری که در پرتال اداری آنان وجود دارد را پاسخ گویند.

نامه اداری

در این صورت شما می توانید به راحتی این مسئله را درک کنید که گفتگو به هیچ وجه نمی تواند بستری برای درخواست کردن آن هم در یک مقیاس گسترده باشد .

پس شما می توانید از نامه نگاری استفاده کنید. وقتی شما یک نامه می نویسید و این نامه را به بهترین شکل ممکن سازماندهی می کنید و هر آنچه که باید و شاید را مستند در آن نامه ذکر می کنید و صد البته نیز اصول نامه نگاری اداری را هم در آن رعایت کنید.

آنگاه خواهید دید که به چه میزان پاسخ شما جامع تر به دست شما خواهد رسید و علاوه بر اینکه فرصت گفتگو پیدا کرده اید ، صدای شما نیز به گوش وزیر خواهد رسید.

چرا که کارشناسان مربوطه تمامی نکات موجود در نامه ها را جمع آوری کرده و در جلسات درون سازمانی وزارت خانه ، همه ی موارد را بررسی می کنند.

پس می توان گفت که شما هدفمند ترین راهی که برای در خواست کردن دارید ، نوشتن نامه اداری است.

اما این مسئله را اگر بخواهیم از حوزه ی گسترده به یک حوزه ی کوچک تر ارجاع دهیم ، می توانیم به مثال درخواست یک معلم از بخش امور مالی و تسهیلات اداره ی آموزش و پرورش استفاده کنیم.

فرض کنید که شما یک معلم هستید و یا بطور کل یک کارمند دولت هستید و در بازه ای از زندگی دچار مشکلی شده اید که نیاز به وام دارید و این وام باید حتما به دست شما برسد.

اگر شما بخواهید بصورت حضوری بروید و صحبت کنید ، در خواست شما می تواند در بین هزاران در خواستی که در یک روز به این اداره تقدیم می شود ، گم شود.

یا از سمت دیگر ، به هر حال شما یک دبیر هستید و یا یک کارمند هستید و به هر طریق نیز انسان ها دچار روحیات مختلف هستند و شاید شما خجالت بکشید و یا کمی در مضیقه باشید برای اینکه در خواست خودتان را مطرح کنید.

از این رو می توانید با نوشتن یک نامه اداری در خواست خود را مبنی بر دریافت یک وام اعلام نمایید. این امر از چند جهت باز هم برای شما مفید خواهد بود.

نخست اینکه وقتی شما نامه اداری می نویسید ، کلمات نامه اداری شما می تواند بسیار تاثیر گذار واقع شود و باعث شود که آنها کمی با سرعت بیشتری و با تمرکز بیشتری مطلب شما و درخواست شما را پیگیری نمایند.

از سوی دیگر به این دلیل که درخواست شما کاملا مستند بوده است ، امکان پیگیری آن و در دسترس بودن آن نیز بیشتر است و این امر به تسریع کار شما بسیار بیش از پیش کمک می کند .

سوم اینکه وقتی شما نامه ای بنویسید ، آنگاه می توانید نامه را پیگیری کنید.

شما اگر سخن بگویید و بعد از چند روز به این سخن شما واکنشی نشان داده نشود ، امکان پیگیری آن را ندارید ، چون اگر باز هم به اداره مراجعه کنید ، طبیعتا به دلیل مشغله ی بالای کاری ، فرد مسئول ممکن است درخواست شما را از خاطر برده باشد .

اما اگر کتبی و در طی یک نامه اداری در خواست خودتان را تقدیم اداره کرده باشید ، آنگاه این امکان وجود دارد که عطف به سابق کنید و نامه ی خودتان را پیگیری کنید.

 برای یک درخواست اداری ، یک نامه اداری می تواند پیشرو ترین روش برای انتقال پیام و ارائه ی درخواست باشد.

همچنین اگر شما قصد انتقالی دارید و یا اینکه می خواهید از پستی به پست دیگر بروید ، نامه نگاری اداری  و نامه اداری به شما کمک خواهد کرد که مسیر پیش رویتان هموارتر شود و کارهایتان سریع تر صورت پذیرد.

پس به هیچ وجه نباید از این مسئله یعنی درخواست کردن از طریق نامه اداری غافل شوید.

آنچه که روایت عینی این روزهای سیستم دولتی ما است ، ذکر این نکته است که مکاتبات همیشه در اولویت قرار دارد.پس شما نیز سعی کنید که با نوشتن نامه اداری کارهایتان را در اولویت قرار دهید.

۲) امورات کاری و اداری تان را پیگیری کنید

یکی دیگر از زمان هایی که شما می توانید از یک نامه اداری برای کارهایتان استفاده کنید ، پیگیری کردن در باب وضعیت کاری و یا روند اداری کارهایتان می باشد.

اگر بخواهیم یک محاسبه ی سرانگشتی هم داشته باشیم می توانیم به این نکته اشاره کنیم که امروزه بسیاری از کارهای روزمره ما به اداره جات گره خورده است و ما باید از طریق اداره جات مختلف و یا سازمان ها و مراکز دولتی و غیر دولتی کارمان را پیگیری کنیم.

از این رو ما نیاز داریم که حتما از یک نامه اداری برای پیگیری کردن وضعیت کارهایمان بهره ببریم.

پیگیری کردن ، اصولا در پی یک عدم رویه ی صحیح در کارها ایجاد می شود.

اگر بخواهیم مثالی روشن بزنیم ، باید این چنین بگوییم که وقتی که شما یک کاری را صورت میدهید و یا یک مسئله ای را درخواست می کنید و یا در اداره ای فعالیتی اداری انجام میدهید و پاسخ مورد نظر را از آن خواسته و یا هر آنچه که مربوط به یک فعالیت اداری است ، دریافت نمی کنید ، آنگاه است که شما می توانید از پیگیری کردن استفاده کنید.

پیگیری زمانی صورت می پذیرد که ما پاسخ صحیحی از آنچه که باید و شاید ، در یک کار اداری دریافت نمی کنیم.

پیگیری کردن نیز دو صورت دارد و در دو حالت پیگیری کردن صورت می پذیرد:

  • یک آنکه شما گفتگویی کرده اید و این گفتگو پاسخی در پی نداشته است.
  • دو اینکه شما سابقا نامه زده اید ، اما به شما پاسخی در خور نداده اند.

در حالت نخست ، شما اگر بخواهید به صورت حضوری و با گفتگو دوباره مسئله ی خودتان را پیگیری کنید ، هیچ سندی مبنی بر این ندارید که سابقا نیز درخواستی مطرح کرده اید.

پس شما باید بصورت یک نامه اداری در خواست خود را دوباره مطرح کنید و یا اگر شماره پیگیری و شماره پرونده ای دارید ، آن را در نامه مطرح کرده و عطف به سابق کنید.

اما اگر شما نامه اداری زده باشید و حالا به شما جوابی نداده باشند ، می توانید با استفاده از یک نامه دیگر و ارجاعاع دادن به نامه ی قبلی هر آنچه که برای امر پیگیری بر اساس یک نامه اداری نیاز دارید را مورد بررسی قرار دهید.

به این نکته توجه داشته باشید که پیگیری کردن در ادارات تنها به یک طریق امکان پذیر است و آن نوشتن نامه اداری است.

اگر شما بخواهید مداوم حضوری مراجعه کنید ، هم وقت و هم انرژی بسیاری برای بالا پایین رفتن در این اداره جات باید صرف کنید.

اما می توانید با یکبار رفتن به یک اداره و همچنین ثبت یک نامه در دبیر خانه یک اداره و گرفتن شماره نامه ، به طور بسیار راحتی نامه خود را پیگیری کنید و مطمئن باشید که نامه اداری جهت پیگیری با سرعت بیشتری و همچنین دقت بیشتری پاسخ داده می شود.

۳) شکایت خودتان را ابلاغ کنید

هر اداره ای و یا هر روند اداری ای ممکن است با نقص هایی روبرو باشد و شما بعنوان یک ارباب رجوع باید به این امر واقف باشید که حق شکایت کردن دارید.

اما منظور ما شکایت از طریق مراجع قضایی نیست ، بلکه منطور مستقیم ما شکایت به یک بالا دستی است.

بعنوان مثال فرض کنید که شما برای گرفتن یک مجوز به اداره و یا سازمان مربوطه می روید و فردی که قرار است کار شما را راه بیاندازد ، کمی اهمال کاری می کند و در کار شما سنگ اندازی می کند ، این جاست که شما باید به یک مسئول بالا رتبه شکایت ببرید.

بعنوان مثال می توانید به بخش شکایات و یا ریاست آن اداره و سازمان بروید و شکایت خود را مطرح کنید.

اما مسئله این جاست که شما اگر تنها به صورت گفتگوی حضوری کارتان را پیگیری کرده باشید ، هیچ سندی دال بر این که شما مدتهاست جوابی دریافت نکرده اید و یا اینکه سخن شما پاسخ گفته نشده است ، نخواهید داشت .

از این رو است که ما به شما توصیه می کنیم که حتما از نامه نگاری اداری و نامه اداری استفاده کنید که بتوانید یک سند در داشت داشته باشید برای این که شکایت های خودتان را مطرخ کنید و مستند نیز این کار را انجام دهید.

ویژگی های نامه اداری

علاوه بر اینکه ما یک سری از جایگاه و خاستگاه های موجود برای نوشتن نامه اداری داریم و زمان هایی را مشخص کرده ایم که شما می توانید نامه اداری بنویسید ، یک سری از ویژگی ها هم داریم که شما باید برای نوشتن نامه ی اداری به آن آگاه باشید.

البته به این امر هم اشاره کنیم که در بسیاری از مواردی که در قسمت قبل ذکر شد ما این ویژگی ها را بطور ضمنی خدمتتان گفتیم .

 در این بخش می خواهیم مفصل در باب ویژگی نامه اداری صحبت کنیم که بسیار به شما کمک خواهد کرد که به نامه اداری روی بیاورید و بدانید که چطور باید نامه اداری تان را مورد نگارش قرار دهید و یا اینکه نامه اداری خود را به یک سرانجام خوب در زمینه ی کارهای اداری برسانید.

  1. یک سند معتبر است

هر نامه ای که شما نگارش می کنید یک سند معتبر است. فرقی هم نمی کند که چه نامه ای می نویسید و یا اینکه چه سبکی را برای نامه نوشتن انتخاب می کنید ، آنچه که مهم است ، ذکر این نکته است که نامه نوشتن به شما این امکان ر ا میدهد که یک چیزی را در این دنیا به کمک کلمات ثبت کنید.

از آن جهت می گوییم که نامه تنها در یک نامه اداری سند محسوب نمی شود که وقتی که شما برای یک دوست هم نامه دوستانه می نویسید ، یک سند دوستی برای او ثبت کرده اید.

حتی یک نامه عاشقانه ، می تواند سندی برای عشق بازی ها و مرور عشق با معشوقتان باشد.

از این رو نتیجه می گیریم که نامه ها به تنهایی معتبرترین سند های شخصی هستند. اما این روند در اداره جات کمی متفاوت است.

وقتی شما در اداره ای قصد نامه نگاری دولتی را دارید و یا می خواهید نامه ای را در پرتال اداری ثبت کنید نیاز به این دارید که یک شماره نامه داشته باشید و نامه ی تان را صاحب یک شماره کنید.

در واقع در هر اداره ای، دبیرخانه ها این وظیفه را دارند که نامه ی شما را سند کرده و یک شماره نامه که همان هویت نامه شماست را به شما اعطا کند.

این کار باعث می شود که دیکر مراحل کاری شما برای نامه اداری نیز راحت تر شود که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

  1. قابل پیگیری است

وقتی که شما یک سند معتبر در دست داشته باشید ، به همان میزان نیز این امکان را دارید که این سند را پیگیری کنید.

این مسئله را به طور مفصل با ذکر مثال خدمتتان ارائه کرده ایم ، اما نکته ای که می خواهیم به شما بگوییم این است که:

با توجه به تحقیقاتی که تیم مطالعاتی ما داشته است ، اکثریت کارهایی که در زمینه ی اداری به ثمر رسیده اند از طریق مکاتبات صورت گرفته است و پیگیری کردن از طریق مکاتبات نیز اثر بیشتری در زمینه ی کارهای اداری داشته است.

  1. صرفه جویی در هزینه ها ، وقت و انرژی

نامه اداریاگر حداقل یکبار گذارتان به یک اداره افتاده باشد ، می دانید که برای انجام یک کار ساده و پیگیری آن  به چه میزان باید وقت خودتان را صرف این امر کنید که مدام از این پله ها بالا پایین رفته و یا در دفترهای مختلف کارمندان ، بروید و در صف انتظار بایستید.

یا اینکه اگر کارتان در یک روز انجام نشود ، شما باید چندین روز را صرف رفتن به آن اداره کنید و مدام برای هر بار رفتن باید هزینه کنید.

این هزینه ها را اگر ضرب در انرژی تلف شده و زمانی که صرف کرده اید ، کنید ، می بینید که به چه میزان شما روزتان را هدر داده اید و صد البته نیز در بسیاری از موارد به نتیجه نرسیده اید.

پس می توان این دلیل منطقی را ابزار کرد که شما می توانید با نوشتن یک نامه اداری نتیجه ی مطلوب از آنچه که باید در یک اداره کسب کنید را به دست آورید.

نامه اداری هم می تواند در وقت شما و هم می تواند در هزینه هایی که شما باید برای انجام کار اداری خود بپردازید ، صرفه جویی بسیار کنید.

چگونه یک نامه اداری بنویسیم ؟

اگر از ویژگی ها و چرایی نوشتن نامه اداری بگذریم ، باید به سر وقت چگونگی نوشتن یک نامه اداری برویم و اصول آن را با هم مرور کنیم.

تا که بتوانیم به راحتی هر چه تمام تر ، یک نامه اداری خوب بنویسیم و از مزایای راه افتادن کارهایمان با نوشتن یک نامه اداری خوب بهره ببریم .

همانطور که سابقا گفتیم ، تیم مطالعاتی تیموری ، به عنوان یک تیم مطالعاتی خصوصی در زمینه ی آموزش فرهنگ و خصوصا مبحث نویسندگی به این امر می اندیشد که فعالیت های موجود در حوزه ی نویسندگی را گسترش داده و هر آنچه که باید و شاید است را به شما عزیزان ایران زمین آموزش دهد.

برای اینکه نوشتن یک نامه اداری را شروع کنیم باید به یک سری از سوالات پاسخ بدهیم که بسیار اساسی و حیاتی هستند و به نوعی ما این سوال ها را پیش نیاز برای نوشتن یک نامه اداری می دانیم.

نامه اداری را تایپ کنیم ؟ یا که دست نویس ارائه کنیم ؟

یکی از مهم ترین سوالاتی که ما باید در باره ی نوشتن یک نامه اداری به آن پاسخ بدهیم این است که آیا ما باید نامه های اداری مان را دست نویس کنیم و یا اینکه آن ها را تایپ کنیم.

پاسخ به این سوال کاملا روشن است اما یک سری از شبهات وجود دارد که به مراتب ممکن است شما را این میان اذیت کند.

نامه های دست نویس ، عمدتا برای نامه های دوستانه و یا نامه عاشقانه کاربرد دارند.

به این دلیل که وقتی شما یک نامه دوستانه و یا یک نامه عاشقانه می نویسید ، هدف اصلی شما کاملا ابراز صمیمت است و دست خط شما و یا رنگ خودکاری که انتخاب می کنید ، کاملا نشان دهنده ی صمیمت شما می باشد.

این امر به شدت مهم است که شما یک نامه ی دست نویس در نامه دوستانه و یا عاشقانه بنویسید ، چرا که تمامی احساس کلمات شما را دو برابر می کند.

در یک نامه نگاری اداری و یک نامه اداری به هیچ وجه مهم نیست که شما احساسی را منتقل کنید و یا اینکه بخواهید صمیمانه نامه بنویسید.

نامه اداری درست مثل یک روند اداری کاملا رسمی و به روش فرمال ( Formal ) صورت می پذیرد و شما نیاز دارید که بطور مستقیم این مسئله را مورد توجه قرار دهید که به هیچ وجه نامه ی اداری را نباید با دست خط خودتان بنویسید .

اما خب به هر طریق باید استثنائاتی هم این وسط قائل شویم که حتما در باب آن نیز بحث می کنیم.

اما مسئله ای که الان بسیار برای ما مهم است این است که با توجه به گسترش تکنولوژی و همچنین ایجاد بسترهای لازم برای استفاده از یک روش آسان تر و صحیح تر در نگارش نامه اداری ، شما باید نامه هایتان را تایپ کنید.

نامه های تایپ شده ویژگی هایی دارند که بسیار به پیش برد کار شما کمک می کنند.

نامه اداری

همه ی ما دردوره ی دانش آموزی و دانشجویی بارها با این مسئله مواجه شده ایم که دفتر دوستمان را گرفته ایم و یا اینکه جزوه ی او را مطالعه کرده ایم و اینقدر دست خط او بد بوده است که نتوانسته ایم حتی یک کلمه هم از درسی که قرار بوده است بخوانیم را بفهمیم.

از این رو می توان گفت که یکی از بزرگترین محاسنی که تایپ کردن نامه ها دارد و در طرف مقابل یکی از بزرگترین معایبی که نوشتن دستخطی نامه ها دارد ،به ترتیب خوانایی و عدم خوانایی است.

دفت کنید که شما در خال نوشتن نامه برای یک اداره هستید و یک کسی که پشت میز نشسته است و نامه ی شما را مطالعه می کند به هیچ وجه هیچ علاقه ای با شما ندارد که وقت پای دست نوشته ی بد خط شما بگذارد.

تنها می تواند یک تایم مشخص را به منظور رسیدن به هدفی که شما در نامه دارید ، صرف مطالعه کند ، پس شما باید خوانا ترین فرم ممکن نامه ی خود را بنویسید و به جرئت می توان گفت که حتی خوشنویس هم که باشید ، تایپ کردن بهترین راه برای نوشتن نامه اداری است.

چرا که کلمات همگی دارای قاعده ی منظمی هستند و کشش های یکسان دارد و از سویی نیز فاصله ی بین خطوط در آن رعایت شده است .

همه ی این ها را که کنار هم بگذاریم می بینیم که نوشتن نامه تایپی کاملا گزینه ای است که در اولویت نسبت به همه ی گزینه ها قرار دارد.

خب حالا سوال این است که اگر بخواهیم نامه ی مان را تایپ کنیم باید از چه فونتی استفاده کنیم ؟

اگر می خواهید نامه ی تان را تایپ کنید ، دقت داشته باشید  که  :

امروزه دیگر دنیای رایانه ها امکان تایپ کردن را فراهم کرده است و افراد دیگر می توانند با نگارش نامه بصورت تایپ شده کار خود را پیش ببرند.

نوشتن نامه با رایانه ، نیاز به مهارت خاصی ندارد ، تنها چیزی که باید رعایت کنید ، فونت و اندازه آن است.

فونت را روی B Nazanin بگذارید و برای سرتیتر ها از فونت ۱۴ و برای خود نامه از فونت ۱۲ استفاده کنید.

نامه اداری

اما شرایط و پیش نیاز نامه نگاری تنها به همین نقطه هم ختم نمی شود . ما از آنجایی که باید شرایط تمامی مردم ایران زمین در هر کجایی که هستند را در نظر بگیریم ، می توانیم چنین بگوییم که :

در بسیاری از مناطق ایران که طبیعتا بخش زیادی از این افراد هم آموزش های صحیح در اختیار نداشته اند و امروزه از مخاطبان تیم مطالعاتی تیموری هستند ، امکانات کافی برای نوشتن یک نامه تایپ شده ندارند.

به هر دلیل یا قدرت تایپ ندارند و یا با گوشی های تلفن همراه به بازدید سایت مشغول هستند و یا اینکه تنها فرصت کوتاهی را در هفته دارند که از طریق کافی نت ها و یا اینترنت دانشگاه به سایت دسترسی پیدا کنند و در محل زندگیشان به هیچ وجه شرایط برای نوشتن یک نامه اداری آن هم بصورت تایپ شده وجود ندارد.

ما در این جا می خواهیم راهکاری به شما بدهیم که این قدرت را به شما میدهد که یک نامه اداری درست حسابی را بصورت دستنویس به انجام برسانید.

مهم ترین پیش نیاز نامه نوشتن و تاثیر گذارترین بخش نامه نوشتن ، انتخاب خودکار و کاغذ مناسب است. چرا؟.

به این دلیل که به محض اینکه نامه به دست مخاطب میرسد ، نخستین چیزی که با آن مواجه می شود ، جنس کاغذ و رنگ خودکار است.

این امر حتی پیش از دیدن دستخط نامه است.برای این که نامه ای خوب و در قالب صحیح اداری بنویسیم ، باید کاغذی بدون حاشیه وبدون خط انتخاب کنیم .

رنگ کاغذ باید ، سفید باشد و از کاغذهای شیری و یا کاهی نباید استفاده کنیم. همچنین اندازه و سایز کاغذ نیز باید A4 باشد.

نامه اداری

در استفاده از کاغذ مواظب باشید که:

  • از کاغذ دفترهای یادداشت استفاده نکنید.
  • از کاغذی که پاره شده است ، استفاده نکنید
  •  بطور کلی سعی کنید تمیز بودن کاغذ برایتان از اولویت نخست برخوردار باشد.

در باب خودکار و قلم نوشتن نامه نیز مهمترین نکته این است که:

  • به هیچ وجه از مداد استفاده نکنید.
  • از خودکارهای چند رنگ پرهیز کنید.
  • از نوشتن با خودکاری که جوهر پس داده است نیز خودداری کنید.
  • مناسب ترین خودکار و یا قلم ، یک خودکار آبی و یا مشکی است.نامه اداری
  • همچنین می توانید از روان نویس و خودنویس نیز بهره بگیرید.
  • سعی کنید در هنگام نگارش به هیچ عنوان از دو خودکار استفاده نکنید و کل نامه را با یک خودکار به پایان برسانید.

یکی دیگر از نکاتی که باید حتما به آن اشاره کنیم این است که علاوه بر اینکه به هیچ وجه روی کاغذ خط دار نباید چیزی بنویسید.

نامه اداری

از سویی هم اگر روی کاغذ سفید چیزی می نویسید ، خواهشا به هیچ وجه توازن میان خطوط را بهم نزنید. توازن میان خطوط چیست ؟

حتما در زندگی بارها برایتان پیش آمده است که آمده اید روی یک کاغذ سفید بنویسید اما نتوانسته اید روی خط بنویسد و مثل یک هواپیمای در حال پرواز خط ها به سمت بالا رفته اند و یا اینکه سقوط کرده اند.

این دقیقا یکی از بزرگترین ایراداتی است که می توان برای متن یک نامه اداری قائل شد.

شاید اگر می خواهید یک نامه دوستانه و یا حتی یک نامه ی عاشقانه بنویسید ، این مسئله آنچنان مشکلی برای شما ایجاد  نکند و زیاد هم بد نباشد ، که باز هم ما پیشنهاد می کنیم که در این چنین نامه هایی هم این کار را نکنید و سعی کنید منظم بنویسید.

اما رد باب نوشتن یک نامه ی اداری باید بگوییم که این یک خطای فاحش است که شما این چنین خط های بهم ریخته و پروازی داشته باشید.

اگر نمی توانید روی کاغذ سفید بنویسد ، کاری ندارد. یک خط کش پیدا کنید و اگر هم خط کش پیدا نکردید، لبه ی یک کتاب و یا یک خودکاری که لوله اش چند ضلعی باشد ، پیدا کنید و خط های بسیار کمرنک بکشید. خیلی کمرنگ .

این خط های کمرنگ به شما خط مورد نیاز برای نوشتن یک نامه ادرای را می دهد و شما بعد از ان می توانید به راحتی هر چه تمام تر روی این خط ها بنویسید و یک نامه اداری منظم داشته باشید.

اما نکته ای که باید رعایت کنید این است که پس از اینکه نامه ی تان تمام شد ، خیلی آرام با پاک کن روی این خط ها بکشید و هیچ اثری از آن ها روی نامه نگذارید.

نکته ی بعدی هم که می خواهیم خدمت شما بگوییم و باید به آن توجه کنید این است که حتما در انتخاب پاکت نامه دقت کنید .

نامه اداری

بسیاری از پاکت نامه ها هستند که به هیچ وجه مناسب کاغذ A4 نیستند و شما باید چندین بار این کاغذ را تا بزنید تا اینکه بتوانید درون این پاکت نامه ها ، نامه اداری تان را جا دهید.

این کار اصلا ویژگی خوبی نیست و نمی توان آن را به عنوان یک ویژگی استاندارد برای نامه نگاری مطرح کرد.

از این رو ما به شما توصیه می کنیم که بجای این کار ، از پاکت نامه های مخصوص این دسته از سایز کاغذها بهره بگیرید و حتما هم یک تا نهایتا دو تا در طول نوشته ی خودتان ، یعنی بین خطوط ، داشته باشید.

به هیچ وجه تا را جوری نزنید که کلمات شما نصف شوند و یا اینکه نامه ی خودتان را از عمود به دو نیم تقسیم کنید.

سعی کنید بین خطوط نامه ی تان را بعنوان خط تا انتخاب کنید. این کار به خوانش بهتر نامه نیز کمک می کند.

اصول نگارش نامه اداری

هر نامه به سه قسمت تقسیم می شود.

۱) آغاز نامه

۲) متن نامه (بدنه)

۳) پایان نامه.

آغاز نامه :

نامه اداری

  • هر نامه ی اداری با نام خداوند آغاز می شود.
  • سپس بنا بر سطح رسمیت نامه، اداره جات و ادارات مربوطه در آن تعیین می گردند.
  • هر نامه یک شماره نامه و تاریخ نیز دارد که تاریخ آن باید دقیق نوشته شود.
  • پس از آن که تمامی کارهای فوق را صورت دادید ، شخص مربوطه را با خطابی رسمی ، که شامل عنوان وی می شود ، خطاب کرده و نامه آغاز می گردد.

متن نامه :

نامه اداری

متن نامه ی اداری از دو بخش تشکیل می شود.

بخش نخست آن که چندین خط ابتدایی نیز می باشد ، به عرض ادب و احترام پرداخته می شود و مقدمات ورود به بحث را آماده می کند.

در بخش دوم هر چه که باید یک متقاضی از مسئولی درخواست کند ، نگاشته می شود. در این بخش شما باید به چند چیز توجه داشته باشید.

اولا آن که لحن نامه ی خود را بسیار تنظیم شده نگارش کنید. سعی کنید که به هیچ وجه نه آنچنان ادبی و نه به اصطلاح کوچه بازاری برخورد نکنید. لحن نامه باید از یک پیوستگی بر خوردار باشد.

دیگر نکته ای که باید در این نگارش رعایت بفرمایید این است که به هیچ خطاب های دوم شخص مفرد نداشته باشید.و سعی کنید بجای خطاب قرار دادن مسئول با لفظ ” شما” از حضرتعالی ، سرکار خانم ، جنابعالی و … استفاده بفرمایید.

همچنین برای خطاب دادن خودتان نیز به هیچ وجه از اسم خود و یا ضمیر ” من” استفاده نکنید.بجای این دو ، می توانید از اصطلاح ” اینجانب ، بنده ی حقیر ، بنده و … ” استفاده بفرمایید.

نکته ی بعدی رعایت سلسله مراتب در نگارش نامه ی اداری است.

اگر قرار است یک نامه ی اداری را به رئییس بخشی ارسال کنید ، سعی کنید از عباراتی چون ” به استحضار می رساند” استفاده کنید و برای مقام های زیر دست ( که بهترست همکاران پایین رتبه خطابشان کنیم) ، از ” به اطلاع می رساند …” بهره بگیرید.

این یک روال معمول در نامه های اداری است و جنبه ی برتری ندارد.این امر تمیز میان صاحب منسب و همکاران با درجه ی پایین است.

بعد از رعایت همه ی این نکات وقت آن می رسد که شما نامه ی تان را به یک پیوستگی مطلب برسانید.

اگر می خواهید مشکلات خود را بگویید . ابتدا بطور کامل شرایط مکانی و زمانی و یا هویتی خود را نام ببرید.

بعنوان مثال اگر مشکل عدم دریافت وام بوده است ، اعلام کنید که در چه روزی ، چه ماهی و چه سالی و در کدام بانک ، در چه شعبه ای و توسط چه کسی به کارتان رسیدگی نشده است.

بعد از آنکه تمامی اطلاعات مکانی ، زمانی و هویتی را دادید ، حال نوبت آن است که موضوع خود را مطرح کنید.

در هنگام مطرح کردن موضوع سعی کنید ، از جملات کوتاه استفاده کنید. اما مراقب باشید که به هیچ وجه نثرتان چکشی و خشک نشود.

سعی کنید از عبارات مناسب و بجا استفاده کنید و از الفاظی نظیر ” به خدا قسم …” و ” خواهش می کنم …” بپرهیزید.

سعی کنید خواسته ی تان را مطرح کنید و در صورت نیاز از عباراتی چون ” لطف بفرمایید…” و “مرحمت کنید ، استفاده بفرمایید.

سعی کنید همه ی مشکلات و خواسته هایتان را در متن تجمیع نکنید. هر خط را به یک مشکل با سرفصل مناسب اختصاص بدهید و کوتاه بنویسید.

پایانِ نامه :

نامه اداری

پایان نامه نیز به روال عادی همه نامه ها با تشکر و در خواست پیگیری خاتمه می یابد.

تنها نکته ای که باید سعی کنید در پایان نامه رعایت کنید این است که یک جمع بندی خوب از آنچه می خواهید ، بنویسید.

همچنین در پایان هر نامه ی اداری نیاز است که نامه را امضا کرده و در صورت نیاز آن را مهر کنید.

برای این کار سعی کنید به اندازه ی یک خط فاصله گذاشته و در سمت چپ نامه قسمت پایینی ، مهر و امضا را انجام دهید.

همچنین نام خودتان را بهمراه تاریخ در کنار امضای خود بنویسید.

اجزای یک نامه اداری

همانطور که در بخش پیش به شما آموزش دادیم ، هر نامه اداری سه بخش دارد و به طور مختصر سعی کرده ایم که اجزای هر بخش را با توضیحات کاملی در باب تقسیم بندی این سه بخش برایتان ارائه دهیم .

اما حالا می خواهیم که کمی دقیق تر اجزای هر کدام از بخش های ذکر شده در بالا را برایتان ذکر کنیم.

آغاز نامه  :

آغاز نامه از اجزای زیر تشکیل شده است :

۱) تاریخ : هر نامه ای باید دارای یک تاریخ باشد. همانطور که گفتیم یک نامه یک سند است و سندی که تاریخ نداشته باشد . به هیچ وجه قابل استناد نیست.

پس حتما باید برای هر نامه تاریخی قائل شویم. اگر می خواهیم برای یک نامه تاریخ بزنیم ، دو راه پیش رو داریم.

یک آنکه خودمان در پایان نامه این تاریخ را کنار اسم و امضایمان بگذاریم و یا اینکه در ابتدای نامه به تاریخ روز نوشتن نامه اشاره کنیم.

یادتان باشد که هیچگاه شما نباید تاریخ نامه را در بالای متن بصورت دستی بزنید ، چرا که خود دبیرخانه ی هر اداره این کار را می کند و اگر این کار را کردید حتما به دبیرخانه اعلام کنید که تاریخ روز نوشتار و یا تاریخ روز تحویل را نیز قید کند که ارزش اداری نامه ی شما به لحاظ تاریخ ذکر شود.

۲) شماره نامه : شماره نامه ، درست مانند شماره ملی هر شخص منحصر بفرد است.

شماره نامه را به هیج وجه شما تعیین نمی کنید و خود دبیرخانه هر اداره این کار را اتوماسیونی انجام میدهد.

چرا که هر نامه ای که در یک اداره برای طی روند اداری می رود ، نیاز به بایگانی دارد و از سویی دیگر نیز در اتوماسیون ثبت خواهد شد.

پس بسیار مهم است که ما حتما شماره نامه دریافت کنیم. اما به هیچ وجه خودمان نباید شماره نامه ای بزنیم.

چرا که دیده شده است بعضی از دوستان موقع زدن نامه ی پیگری بالای نامه می نویسند که : ” شماره نامه  : ۲ ”  و این بشدت کاری اشتباه است.

این که نامه ای به دنبال نامه ای دیگر زده شده است ، تنها در متن ذکر می شود آن هم به این شکل که شما ابتدا شماره ی نامه ی قبلی را که دبیرخانه به شما داده است را در متن نامه ، دقت کنید در متن نامه ، نه بالای نامه و نه آغاز نامه ، بلکه در متن نامه ذکر می کنید.

مینویسید که : ” عطف به نامه ی ( شماره نامه قبلی ) ، نامه ی روبرو من باب پیگیری یا تغییر وضعیت مورد نگارش قرار گرفته است. ” .

پس این فرمت را در خاطر داشته باشید و طبق همین فرمتی که خدمتتان گفتیم کارتان را پیگیری کنید.

۳) پیوست : هر نامه ی اداری می تواند پیوست هایی هم داشته باشد.هر چند که لزومی بر این کار نیست و حتما هر نامه ای در حوزه ی نامه نگاری اداری نباید پیوست داشته باشد.

اما به هر طریق یکی از مواردی که در یک نامه ی اداری ممکن است وجود داشته باشد ، پیوست ها هستند و ما نیز وظیفه داریم که برای پیوست ها یک راهکار جامع خدمتتان تقدیم کنیم.

ابتدا به امر باید ببینیم پیوست چیست ؟

پیوست هر برگه ، هر عکس ، هر سند و یا حتی هر فاکتوری می تواند باشد که به نامه ی شما الصاق شود ( چسبانده شود) تا که نامه ی اداری شما مستند تر جلوه کند.

در واقع یک مثال ساده می تواند این طور باشد که شما یک وامی از بانک گرفته اید و قسط هایش را به طور کامل بصورت اینترنتی پرداخت کرده اید.

زمانی که برای تسویه حساب به بانک می روید ، مسئول بانک به شما می گوید که شما سه قسط را پرداخت نکرده اید و چیزی در سیستم ثبت نشده است.

اینجاست که شما علاوه بر اینکه باید یک نامه اداری جهت پیگیری وام های پرداخت شده خودتان بنویسید ، باید تمامی فیش های پرداختی و یا کدهای رهگیری موجود در پرداخت های اینترنتی خودتان را به نامه ی اصلی الصاق کنید تا که نامه ی شما مستند تر باشد و کار شما به راحتی پیگیری شود و مشکل شما حل شود.

پس تا بدین جای کار دریافتیم که پیوست چیست. اما اینکه چگونه مدارک را پیوست کنیم ، نیز یک مسئله ی دیگر است.

شما دو راه اساسی برای پیوست کردن مطالب در نامه ی خودتان دارید ، نخست اینکه می توانید تمامی برگه های موجود را به نامه ی اصلی منگنه کنید.

یا اینکه تمامی برگه ها و اسنادی که می خواهید پیوست کنید را بصورت یک پک و یا در یک پوشه در پاکتی که برای نامه ی خودتان می فرستید ، قرار دهید.

پاکت های نامه ای وجود دارد که سایز A4  هستند و یا حتی سایز های بزرگ تری دارند که شما می توانید از آن ها برای این کار یعنی پوشه درست کردن و یا پرونده سازی برای پیوست های خودتان استفاده کنید.

اما مرحله ی بعدی این است که شما باید در نامه ی اداری تان به این مسئله اشاره کنید که : ” نامه ، پیوست دارد . ” . این کار را هم باید به دو شکل انجام دهید.

نخست اینکه بالای نامه ی تان ، زیر تاریخ نامه در دبیرخانه بگویید که برای تان عبارت ” پیوست دارد ” را بنویسند و تایید کنند.

علاوه بر آن نیز می توانید در متن نامه و یا حتی در پایان نامه در یک پاراگراف جدا بنویسید که نامه پیوست دارد ، و تمامی عنوان های پیوست خودتان را هم به صورت شماره گذاری شده بنویسد .

بعنوان مثال ، برای همان وامی که خدمتتان گفتیم باید بنویسید که  : ” ۱۲ فیش پرداخت ( یا هر تعداد فیشی که دارید) ، گردش حساب و … ” .

یعنی شما هر چه که پیوست کردید را باید دقیق بنوسید تا که مبادا یک مورد از این پیوست ها گم شود.

همچنین در بسیاری از دبیرخانه ها مسئول دبیرخانه کاملا همه پیوست ها را کنترل می کند تا که مبادا موردی از پیوست ها با آنچه که در متن گفته شده است مغایرت داشته باشد.

متن نامه ( بدنه نامه)

بدنه هر نامه اداری نیز شامل موارد و اجزای زیر است :

۱) خطاب نامه و ادای احترام : همانطور که در تمامی سری های آموزشی نامه نگاری خدمتتان اعلام کردیم هر نامه ای که شما می نویسید نیازبه یک خطاب دارد.

در واقع خطاب هر نامه مشخص می کند که نامه دقیقا قرار است به دست چه کسی برسد.

ما در نامه های دوستانه و عاشقانه خطاب های متفاوتی داشتیم که در جریان خطاب قرار دادن یک شخص و نام بردن از او ، در کنارش از واژه هایی چون ” عزیزم ، عشقم ، دوست مهربان من و .. ” نیز استفاده می کردیم.

در نامه های اداری هیچ نیازی به این نیست که شما از هیچ کدام از این الفاظ استفاده کنید ، چرا که کاملا توهین آمیز خواهد بود و می تواند حتی شکایت فردی که به او خطاب کرده اید را نیز به همراه داشته باشد.

چرا که شما در یک پروسه ی اداری خارج از محدوده مورد نظر به طرف حرفی زده اید که او می توانید بر اساس قوانین موجود ، از شما شکایت کند.

خب سوال اصلی این است که خطاب در نامه های اداری به چه صورت است ؟ در نامه های اداری شما نیاز دارید که سمت فردی که به او نامه می نویسید را ذکر کنید. همین و بس .

بعنوان مثال اگر می خواهید به ریاست اداره ای نامه بنویسید ، می توانید بنویسید که مثلا : ” ریاست اداره تامین اجتماعی شهرستان اصفهان. ” .

بعد نیز کافیست عبارت کلیشه ای اما اساسی در یک نامه اداری یعنی  ” سلام علیکم ”  ، را بنویسید .

بعضی از دوستان پرسیده اند که چرا باید این عبارت را به کار ببریم . باید بگوییم که این عبارت تبدیل به یک قانون نانوشته شده در نامه نگاری اداری شده است و شما هم به منظور رعایت این چارچوب بهتر است که از همین قالب استفاده کنید.

۲) مقدمه ی نامه : هر نامه ای نیاز به یک مقدمه چینی دارد. در واقع اگر بخواهیم این جمله را صحیح تر بگوییم باید اینطور بنویسیم که هر ارتباطی و هر برقراری ارتباطی نیاز به یک مقدمه چینی دارد تا ذهن مخاطب نسبت به پیام اصلی آماده شود تا بتواند راحت تر پیام را درک کند.

در نامه های اداری نیز شما می توانید از مقدمه هایی مثل معرفی خودتان ، مثل ادای احترام و تشکر از اینکه وقت پای نامه می گذارند و .. استفاده کنید.

۳) پیام اصلی : بدیهی است که هر نامه ی اداری در پی هدفی نوشته شده است و این هدف قرار است که تمام حرف و پیام اصلی یک نامه باشد.

از این رو شما باید در بدنه نامه خودتان و با ایجاد فاصله ی یک پارگرافی بین مقدمه نامه  و پیام اصلی حرفتان را بزنید.

برای این کار بهترین حالت ممکن این است که شما یک مقدمه بنویسید ، یک نقطه سر خط بگذارید و پیام اصلی تان را اینگونه شروع کنید :  ” غرض از نوشتن این نامه ” و یا  ” هدف از نگارش این سطور ” .

این ها به شما کمک می کنند که مستقیما بروید سر اصل مطلب و حرف اصلی را بزنید.

نکته ای که باید همیشه در نوشتن یک نامه اداری رعایت کنید ، ذکر این نکته است که زمانی شما می توانید یک نامه اداری خوب داشته باشید که بتوانید در خلاصه ترین شکل ممکن و شفاف ترین شکل ممکن حرفتان را بزنید و پیامتان را به فردی که می خواهید به او نامه بزنید منتقل کنید.

در واقع مهم نیست که چه میزان مسئله ی شما طول و تفصیل دارد و یا خواسته ی شما گسترده است. شما باید سرفصل های اصلی حرفتان را بگیرید و در مستقیم ترین شکل ممکن آن را بزنید.

یادتان باشد که برای بیان خواسته ی تان و برای بیان آنچه که می خواهید در باب آن نامه اداری بنویسید ، به هیچ وجه من الوجوه ، نباید مقدمه چینی کنید.

مقدمه چینی می تواند کار شما را در نوشتن یک نامه ادرای خوب ، خراب کند و فرم نامه ی شما را بهم بریزد. پس سعی کنید بدون هیچ مقدمه چینی و بطور مستقیم حرفتان را در نامه ی تان بیان کنید.

۴) نتیجه گیری : حتما هر نامه اداری باید یک نتیجه گیری هم داشته باشد. نتیجه گیری در نامه اداری به چه معناست ؟

هنگامی که شما پیام خودتان را درنامه نوشتید و یا اینکه درخواست تان را به مخاطب نامه ی اداری خود منتقل کردید ، نیاز دارید که یک جمع بندی هم داشته باشید.

جمع بندی نامه ی شما این امکان را به مخاطب شما میدهد که در صورت رجوع مجدد به نامه ی شما تنها همان بخش را بخواند و بداند که دقیقا چه کاری را باید به چه شکلی به ثمر برساند.

از این رو می توان این چنین گفت که شما باید همه خواسته ها و همه نکات را در یکی دو خط خلاصه کنید. این یکی از برجسته ترین تاثیراتی است که می تواند یک نامه اداری روی مخاطب بگذارد.

پایان نامه

پایان نامه نیز دارای اجزای زیر است :

۱) نوشتن نام :  یکی از نکات مهمی که بسیاری از افراد آن را از خاطر می برند این است که به هیچ وجه نام خودشان را انتهای نامه های اداری نمی نویسند .

شما برای اینکه نامه خودتان را دارای هویت کنید ، نیاز به این دارید که حتما اسم خدتان را انتهای نامه ذکر کنید. از این رو در همانجایی که نامه ی تان را امضا می کنید ، نام تان را هم بنویسید.

۲) امضا کردن : امضا هم یک چیز کاملا فرمالیته است و علاوه بر اینکه کاملا فرمایشی محسوب می شود اما یکی از اصل های اساسی در نامه نگاری اداری است.

اما یک نکته را بخاطر بسپارید . نامه ها را باید در همه شرایط با یک امضا ، امضا کنید. امضاهای مختلف می تواند مشکل های بسیار زیادی را برای تان به همراه بیاورد.

ویژگی های یک نامه اداری خوب

نامه اداری

در نامه نویسی رسمی ، باید به چند نکته ی دیگر نیز توجه کنید ، که در ذیل برایتان ذکر می کنیم :

  • سعی کنید از زیاده گویی بپرهیزید.رک گویی و شفاف گویی اصلی است که در نامه نگاری اداری ، حرف اول را می زند.
    همیشه به این نکته توجه داشته باشید که یک نامه اداری باید در مدت زمانی کوتاه بیشترین میزان حرف و پیام را در خود داشته باشد.
  • سعی کنید که به هیچ وجه ردی از تعریف و تمجید الکی و یا تملق گویی در نامه مشاهده نشود.
  • سعی کنید تا می توانید نامه را از به حاشیه بردن دور نگه دارید و به بحث اصلی بپردازید.
  • از استفاده از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید.
  • اگر متن نامه طولانی است ، در نامه ای دیگر بطور خلاصه از دستور و یا ابلاغیه های نگاشته شده سخن بگویید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
  • اگر نامه ی تان پاسخ به نامه ی دیگری است، حتما در ابتدای نگارش نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه ی شماره …. در تاریخ …. است .
  • اگر قرار بر ارسال نامه به بخش های دیگری است ، در قسمت پاورقی ، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش هایی که قرار است به آن نامه را ارسال کنید را یادداشت کنید .
  • اگر نامه حامل اعداد و ارقام است هم به حروف و هم به عدد نگارش کنید و اگر مطلب مهمی است ، سعی کنید دو طرف نامه را ببندید.

تمرین نامه نگاری اداری

نامه اداری

نامه نگاری نیز به مانند دیگر مهارت های نوشتاری ، نیاز به تمرین دارد. اما برای تمرین کردن نامه نگاری اداری ، ما باید بسیار بسیار کتاب بخوانیم. و بسیار نامه دوستانه مشاهده کنیم.

در واقع نامه های اداری دسته بندی های مختلفی دارند که ما باید به هر کدام از این نامه ها تسلط کامل داشته باشیم.

شاید نتوانیم نمونه ی مشخصی از یک نامه اداری را به عنوان نمونه عرضه کنیم ، اما یادتان باشد که نامه اداری ، لزومی بر مشاهده نمونه ندارد.

بلکه ما باید قدرت مطالعه ی شخصی خودمان را بالا ببریم و این مطالعه ی شخصی است که ما را به نوشتن نامه ای اصولی هدایت می کند.

همچنین یادمان باشد که بخشی از هر نامه اداری بیان ما وقع یا خواسته ای است که ما می توانیم مثال ها و نمونه های آن را در یک نامه دوستانه و عاشقانه هم ببینیم.

آنچه که در نامه نگاری و اصولا  در نویسندگی مهم است ، ذکر این نکته است که شما باید قلم خودتان را روان کنید. روان کردن قلم ، یعنی آنکه شما مدام تمرین کنید. بنویسید ، بخوانید و نوشته هایتان را مدام بازنویسی کنید.

این کاریست که به شما قدرت میدهد در عین حال که سطح فرهنگ خودتان را بالا می برید ، نویسندگی تان را نیز گسترده تر کنید.

چیزی که ما برای ادامه ی زندگی فرهیخته وار خود نیاز داریم این است که به شدت مطالعه کنیم و بشدت روی مهارت های ارتباطی علی الخصوص ، مهارت ارتباطی نوشتاری تمرکز کنید.

نگارش نامه ی اداری ، چیزی است که همه ی ما حداقل یکبار در طول عمر خود آن را تجربه خواهیم کرد.

تنها با استفاده از نمونه های بالا می توان بهترین دستور العمل ممکن برای نوشتن نامه ی اداری را داشته و برر طبق همین دستور العمل یک نامه ی اصولی بنویسید.

یک نامه ی اداری صحیح و اصولی می تواند گام بلندی در تسریع امور کاریتان باشد. همچنین اگر سوالی در باب نگارش نامه ی اداری داشتید ، می توانید در قسمت نظرات آن را با ما در میان بگذارید.

5 پاسخ
  1. profile avatar
    حسین گفته:

    پر از خطاهای کودکانه و ناشی از کم سوادی نویسنده ی مقاله بود، اولین اشتباه هم این بود که نامه ی اداری را با خودکار نمی نویسند و حتما باید تایپ شده باشد. متاسفم!

    پاسخ
    • profile avatar
      محمدرضا تیموری گفته:

      درود بر شما
      دوست عزیز حسین جان
      اگر دقت کنید نوشته شده نامه اداری را باید تایپ کرد و با دست خط خودتان ننویسید شما پارگراف چرایی نوشتن نامه دوستانه با خودکار را دیده اید و گمان کردید که میگوییم با خودکار بنویسند در صورتیکه اینگونه نیست.
      نامه های دست نویس ، عمدتا برای نامه های دوستانه و یا نامه عاشقانه کاربرد دارند.این پارگراف صرفا برای توضیح نامه های دست نویس است. و در پاراگراف بعدی با عنوان زیر توضیح داده ایم
      در یک نامه نگاری اداری و یک نامه اداری به هیچ وجه مهم نیست که شما احساسی را منتقل کنید و یا اینکه بخواهید صمیمانه نامه بنویسید.

      نامه اداری درست مثل یک روند اداری کاملا رسمی و به روش فرمال ( Formal ) صورت می پذیرد و شما نیاز دارید که بطور مستقیم این مسئله را مورد توجه قرار دهید که به هیچ وجه نامه ی اداری را نباید با دست خط خودتان بنویسید .

      همچنین در نقاط دور افتاده و محروم که بنده خودم حضور داشتم نامه های اداری دست نویس هم هنوز ارائه می شود و ما اشاره کرده ایم به این موضوع. حتی نامه های اداری مربوط به گمرک نیز بعضا به دلیل شتاب در ترخیص همانجا نوشته شده و توسط معاونت و مسئول مربوطه پاراف می گردد.

      از ارسال دیدگاهتان سپاسگزاریم
      تیم مطالعاتی تیموری محتوا را به گونه تهییه می کند که برای همه عموم کاربرد داشته باشد.
      همه که در پایتخت و کلان شهر ها زندگی نمی کنند.
      شاد و پیروز باشید

      پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *