انضباط شخصی

تعریفی که در این مقاله از انضباط شخصی می کنیم به شکل زیر بیان می شود.

“انجام مهمترین کار به بهترین شکل ممکن در زمان مشخص شده”

تعریف فوق دارای سه قسمت مهم شامل : مهم ترین کار، بهترین شکل و زمان مشخص میباشد، که بصورت مفصل هر سه قسمت تعریف را توضیح می‌دهیم.

۱-مهم ترین کار:

ما کارهای مختلفی را در طول زندگی انجام می دهیم که بعضی از آن ها مهم اند و بعضی کمترمهم اند، بعضی از کارها را هرچند مهم نیستند با ذوق و شوق انجام میدهیم و برخی از کارها را هرچندهم که مهم باشند از روی بی حوصلگی و بی علاقگی انجام میدهیم.

باید در خود این انگیزه را ایجاد کنیم که کارهای مهم را برای خود جذاب کنیم و با انرژی آنها را انجام دهیم چون هر چه کاری را با ذوق و علاقه بیشتری انجام دهیم درصد رسیدن به موفقیت در آن برای ما بیشتر است.

نکته حاذ اهمیت در این باره اینست که افرادی که پیشتر از اینکه به کارهای مهم خود بپردازد کارهای با اولویت و اهمیت کمتر را انجام میدهند در واقع انضباط شخصی ضعیفی دارند.

کارها را چگونه اولویت بندی تا بتوانیم مهم ترین کاررا مشخص کنیم؟ مهم ترین کار در بین کارهای متعددی که روزانه انجام میدهیم چه ویژگی دارد؟

یکی از ویژگی های کارهای مهم و در اولویت ، کارهایی هستند که زمان محدودی برای انجامشان داریم و در عین حال حیاتی هستند و اگر سر زمان مقرر انجام نشوند با بحران مواجه می شویم.

۲-بهترین شکل ممکن:

انجام کار به بهترین شکل ممکن یعنی انجام کار درست و درست انجام دادن کار است.

ابتدا باید شرح مختصرو مفیدی از آن کار بدانیم و روشهای گوناگون انجام آن کار را بررسی کنیم .

بدین صورت که هر کدام از روش ها را مورد مطالعه و کاوش قرار دهیم.

از روش های خیلی پیچیده و یا خیلی ساده صرف نظر کنیم و روش هایی که قابلیت درک بهتری دارند را بررسی کنیم و در نهایت از بین آنها روشی را شناخت بهتر و عمیق تری نسبت آن پیدا کردیم ودارای سطح استاندارد معین و قابل قبولی است و میتوانیم بصورت دقیق و صحیح برای انجام کار استفاده کنیم، انتخاب کنیم.

مثلا برای کاشت سبزیجات در یک باغچه نیاز نیست که از خط کش و اندازه گیری اصولی استفاده کنیم و از طرفی هم نباید ردیف ها بصورت نامنظم کاشت شود.

چون استفاده از خط کش ووسایل اندازه گیری برای این اندازه گیری فاصله بین ردیف ها معقول و معمول نیست و از طرف دیگر اگر بصورت نامنظم ردیف ها کشت شوند منظره زیبایی حاصل نمی شود.

بر همین اساس برای انجام کارهای بزرگتر و مهم تر و اساسی تر هم باید روش درست انجام کار را بشناسیم.

۳-زمان مشخص شده:

مهم ترین قسمت این تعریف ” زمان مشخص شده” می باشد. زمان مشخص یعنی زمانی که فقط برای یک کار خاص گذاشته شده است و آن کار باید در همین زمان مشخص شده انجام گیرد.

مثلا ساعت سوار شدن به هواپیما برای مسافرت. اگر خارج از ساعت و زمان مشخص شده به فرودگاه مراجعه کنیم فایده ای ندارد چون حرکت هواپیما فقط در همان زمان مشخص شده صورت گرفته است والان آن زمان گذشته است.

اگر مدیریت زمان صحیحی نداشته باشیم چه بسا فرصت های حیاتی و سر نوشت سازی را از دست بدهیم که غیر قابل جبران باشند.

مهم ترین اصل در داشتم نظم و انضباط در کسب وکار و زندگی شخصی و اجتماعی همین مدیریت زمان است .

زمان محدود است و قابل بازگشت نیست مثلا عمر و جوانی گذشته را به هیچ عنوان نمیتوان دوباره تجربه کرد و بدست آورد چون در طی زمان سپری شدن و همراه زمان به گذشته پیوسته اند.

در مقالات قبل چند مورد از مهم ترین عوامل در مدیریت زمان  برای داشتن نظم در زندگی کاری و شخصی را بیان داشتیم که در ادامه این مقاله به چند نکته دیگر آن میپردازیم.

۱-تا کاری را تا آخر تمام نکرده ایم سراغ کار دیگری نرویم؛ مگر آنکه بر هر دوکار تسلط داشته و برنامه ریزی دقیقی داشته باشیم.

۲-بصورت دقیق بدانیم که چه کاری را باید انجام دهیم و آن کار را باید چگونه انجام دهیم.

۳-برای انجام مکالمات تلفنی برنامه ریزی کنیم و سعی کنیم تماس هایی که مربوط به یک موضوع میشوند را دسته بندی کرده و دریک زمان انجام دهیم.

۴-سعی کنید همیشه در قرارها و جلساتی که می گذارید، اصل وقت شناسی را رعایت کنید. تا زمان را از دست ندهید و به دیگران هم تذکر بدهید که زمان برایتان مهم است. به آنها نیز یادآوری کنید که باید قدر فرصت هایی را که داریم را بدانیم.

۵-برای انجام کارها ابتدا آنها را لیست کنید و کارهای مهم تر را ابتدا انجام دهید و کارهای مشابه را هم با یکدیگر ودر یک زمان انجام دهید.

۶- عامل مهمی که باعث اتلاف وقت و فرصت ها میشود ارتباطات ضعیف و ناکارآمد و نامفهوم اند یا اینکه ارتباطاتی هستن که با اهداف شما هماهنگ نیستند که هرچه زودتر باید این ارتباطات را شناسایی کنید و آنها را از زندگی شخصی و کاری خود حذف کنید.

۷-توانایی ها و قابلیت های خود را در حل مسایل کاری و خانوادگی بالا ببریم زیرا وقتی توانایی و دانش حل مسایل را به نحو احسن داشته باشیم باعث صرفه جویی در وقت می شود و میتوانیم زمان را مدیریت کنیم.

۸- اگر وقتی را اختصاص بدهیم برای اینکه به دیگران نحوه کار کردن را آموزش دهیم باعث می شود که بتوانیم کارهایی را که خودمان فرصت انجام آنها را نداریم به دیگران بسپاریم و وقت خود را صرف کارهای مهم تر کنیم.

۹-تهیه یک جدول زمان بندی ضروری است بخصوص برای افرادی که برنامه های متعددی دارند. باید در این جدول زمان و مکان جلسات و قرار ملاقات های خود را بنویسند. تا بتوانند سر موقع به تمام آنها رسند.

۱۰-برخی از افراد فقط هنگامی که تحت نظارت دیگران هستند از وقت خود استفاده درست می کنند و به محض اینکه تنها می شوند به کارهای غیر مفید مشغول می شوند.

این را بدانیم که افراد موفق کنیم کسانی هستند که از وقت خود نهایت استفاده را میکنند وهمیشه تصور میکنند که دیگران بر کارهای آنها نظارت دارند  حتی زمانی که تنها هستند و کسی آنها را کنترل و نظارت نمی کند.

۱۱-اگر سعی کنیم که ذهن انعطاف پذیری داشته باشیم بطوری که بتوانیم به راحتی تمرکز خود را از یک موضوع به موضوع دیگر تغییر دهیم باعث می شود کارها را بهتر وسریع تر انجام دهیم و در وقت خودد صرفه جویی کنیم.

ذهن انعطاف پذیرکلید اصلی در مدیریت زمان است.

۱۲- برای استراحت زمان زیادی را اختصاص ندهید سعی کنید خواب شبانه خود را به درستی تنظیم کنید تا در طول شب به اندازه کافی استراحت داشته باشید و در طول روز و زمانی که مشغول کار هستید زمان زیادی را برای استراحت قرار ندهید مگر به اندازه چند دقیقه که تجدید انرژی کنید.

۱۳-یکی از موارد مهم در زمینه نظم در کسب وکار و زندگی شخصی و اجتماعی، اینست که مدارک و اطلاعات خود را به درستی و دقیق بایگانی کنیم تا در مواقع نیاز به آسانی در دسترس ما باشند.

نکته مهم اینست که ۳۰درصد وقت صرف جستجوی چیزهایی می شود که معلوم نیست کجا گذاشته ایم. پس برای مدیریت زمان و رسیدن به موفقیت نیاز هست تا نظم بیشتری داشته باشیم.

آیا نظم بر درآمد از کسب و کارما تاثیر می گذارد؟

برای اینکه در کسب و کارمان نظم ایجاد کنیم باید دو اصل را مدنظر داشته باشیم.

یکی اینکه خودمان بصورت فردی نظم داشته باشیم و دوم اینکه کسب وکار خود را تحلیل و بررسی کنیم و ببینیم که در کجای کسب وکارمان بی نظمی وجود دارد و آن بی نظمی را بر طرف کنیم.

بی نظمی یا با نظم بودن ما در رضایت مشتریان کسب وکار تاثیر دارد .

باید ببینیم که تا اکنون به قول هایی که به مشتریان یا کارمندان خود داده ایم عمل کرده ایم یا نه؟.

از مشتریان سوال کنیم واگر جایی بد قولی کردیم و مشتری ناراضی است که علت آن بی نظمی بوده است آن را جبران کنیم بنابراین اگر می خواهیم در کسب وکار خود به موفقیت برسیم باید به اصل نظم بسیارتوجه کنیم .

اگر در کسب و کارمان نظم داشته باشیم مشتریان و همکاران و شرکا بیشتر به ما اعتماد می کنند وو درصد موفقیت ما بالا می رود.

بارها برای اکثر افراد پیش آمده است که برای ساعت مشخصی قرار ملاقات داشته اند ولی آن قرار ملاقات به دلیل بی نظمی و دیر رسیدن افراد با تاخیر انجام شده و باعث ایجاد نارضایتی در افرادی شده است که سر موقع آمده اند.

این کار باعث بی اعتمادی همکاران و مشتریان می شود و کاهش همکاری شرکا و کاهش مشتریان را به دنبال دارد. برای داشتن نظم در محل کار و کارکنان باید از نظام ۵s در کسب وکار ما استفاده کنیم و بعد به دنبال اهداف مان برویم.

نظام۵s چیست؟

عبارت « پنج اس »  براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:
  Seiri یعنی  سازماندهی
Seiso یعنی پاکیزه سازی
Seiton یعنی نظم و ترتیب
Sekitsu یعنی استاندارد سازی
Shitsuke انضباط

این عبارات اگر در عمل مورد استفاده قرار گیرند اثرات بسیار شگفت انگیزی در محل کسب وکار ایجاد می کند. نظم حاصل از بکار بردن این عبارات باید در تمام سازمان و کسب وکار را بررسی کنید و نتایج آن را ببینید.

باید اصل سازماندهی را با دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز نداریم، رفع عیوب و خرابی ها، مبارزه با علل آلودگی ها، تمیز کردن محل کار، سازماندهی انبارها و… پیاده سازی کنیم.

اصل نظم و ترتیب را با قراردادن دور از دسترس اشیایی که به ندرت از آن ها استفاده می کنیم،دور ریختن اشیایی که استفاده نمیکنیم،قرار دادن هر چیز در جای معین و مشخص خودش،استقرار اعلانات بطوری که مطالعه آن ها آسان باشد و… پیاده سازی کنیم.

اصل پاکیزگی را با حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، بازرسی و بازبینی مدیریت ها از مجموعه تحت پوشش خود و … پیاده سازی کنیم.

اصلاستانداردسازی را با تمهیدات جلوگیری از خطا و اشتباه، استفاده از علائم و نشانه ها در دفاتر اداری و انبار و… پیاده سازی کنیم.

اصل انضباط را با تمرین نظم و ترتیب شامل( آموزش، نظارت مستمر، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط )، تمرین وقت شناسی (استفاده بهینه از زمان) و…پیاده سازی کرد.

اگر در پیاده سازی این اصول و نظام پنج اس در سازمان عمل کنید میتوانید به موفقیت های چشم گیری برسید.

بالا رفتن بهره وری، محسوس شدن پیشرفت، نشاط و تحرک، افزایش هماهنگی و اداره امور، دوری از تعارض ها و تنش های حاصل از بهم ریختگی اطلاعات و مدارک و اسناد،ایجاد خلاقیت و بسیاری از موارد این چنینی حاصل ایجاد نظم و پیاده سازی قانونن پنج اس در سازمان و بین کارکنان و مدیر می باشد.

آثاری که در نتیجه ایجاد نظم در محل کسب وکار و زندگی شخص و اجتماعی افراد حاصل می شود عبارتند از:

۱-بالا رفتن سرعت انجام کار و درعین حال درست انجام شدن کار :

۲-ایجاد آرامش روحی و روانی و فکری: داشتن نظم بسترهای آرامش را در محل کار و زندگی فراهم میکند و تنش های حاصل از مشکلات ایجاد شده را کاهش میدهد.

۳-بالا رفتن روحیه در مسایل کاری و خانوادگی و افزایش کیفیت کاری: هنگامی که کارکنان یا مدیران روحیه متقن و خوبی داشته باشند در برابر مشکلات کاری و زندگی میدان را خالی نمی کنند و سعی می کنند در هر شرایطی هستند کاری را که انجام می دهند با کیفیت و به خوبی انجام دهند

نقش نظم و انضباط در کاهش استرس:

اصل نظم و ترتیب را با رعایت نظم چه در کسب و کار و چه در زندگی شخصی و اجتماعی باعث کاهش استرس و آشفتگی های درونی و ذهنی می شود.

در نتیجه بهتر میتوانیم فکر کنیم ودرصد رسیدن به موفقیت ما در رسیدن به هدف افزایش می یابد.

داشتن نظم بین کار و زندگی تعادل ایجاد می کند.

افرادی که در کار و زندگی خود نظم دارند هم از کار و هم از زندگی خود راضی اند.

همچنین اگر مدیر هستند کارکنان و ارباب رجوع از او رضایت دارند و هم خانواده و اگر کارمند هستند هم مدیر و هم ارباب رجوع و هم خانواده فرد از او راضی هستند.

سوالات متداول

۱- مهمترین نکات در انضباط شخصی را بیان نمائید ؟

انجام مهمترین کار به بهترین شکل ممکن در زمان مشخص شده را انظباط شخصی می گویند . تعریف فوق دارای سه قسمت مهم می باشد که عبارتند از مهم ترین کار، بهترین شکل و زمان مشخص می باشد .

۲- آیا نظم بر درآمد از کسب و کارما تاثیر می گذارد؟

برای اینکه در کسب و کارمان نظم ایجاد کنیم باید دو اصل را مدنظر داشته باشیم .

یکی اینکه خودمان بصورت فردی نظم داشته باشیم و دوم اینکه کسب وکار خود را تحلیل و بررسی کنیم و ببینیم که در کجای کسب وکارمان بی نظمی وجود دارد و آن بی نظمی را بر طرف کنیم .