نامه نگاری

مزایای نامه نگاری چیست؟

ما در مقاله چگونه نویسندگی را شروع کنیم ؟ مبانی را یاد گرفتیم حال می خواهیم مزایای نامه نگاری چیست؟ را از سری مقالات آموزش نویسندگی با هم یاد بگیریم.

نامه نگاری یکی از رایج ترین راه های ارتباطی در جهان است. نامه ها سهم عظیمی از ارتباطات جهان را به خود اختصاص می دهند.

در واقع هر روزه تعداد بسیاری از نامه های اداری ، عاشقانه ، دوستانه ، تسلیت و تبریک و … توسط پستچی ها و یا از طریق سیستم های نامه رسانی الکترونیک جا به جا می شود.

شاید از خود بپرسید که در جهان مدرن با این حجم از پیشرفت تکنولوژی ، آیا هنوز کسی نامه می نویسد؟

پاسخ ما به این سوال مثبت است. جالب است که بدانید ، نامه نویسی امروزه و حتی با وجود تکنولوژی هایی نظیر پیام رسان ها بیش از پی قوت یافته است.

نامه نویسی امروز شیوه های متنوعی را به خود گرفته است. از نامه های الکترونیکی ، نامه های کاغذی و … گرفته تا حتی نامه هایی که در پیام رسان ها منتقل می شوند ، همگی از انواع نامه هستند و هر روزه نیز بر تعداد نامه نویسان افزوده می شود.

اما پرسش نیکوتر این است که به راستی چرا ما نامه می نویسیم؟ تفاوتی هم ندارد چه در یک قرن پیش زندگی می کردیم و چه حالا با این حجم از تکنولوژی ، این سوال هنوز پابرجاست که چرا و به چه دلیلی ما از نامه نویسی بعنوان راه ارتباطی بهره می گیریم.

این امر چندین دلیل دارد.

در فهرست زیر ما به چند دسته از این دلایل می پردازیم.

1. نگارش نامه یک امر شخصی است.

هنگامی که شما برای یک نفر نامه می نویسید ، چند پیام را بطور غیر مستقیم به او بیان می کنید.

نخست آنکه تو بسیار شخص/شرکت و … مهم و ارزشمندی هستی که برایت نامه نوشته ام. این نخستین پیام هر نامه ای است.

نامه یک قالب بسیار شخصی دارد و میان دو فرد رد و بدل می شود . این احساس شخصی بودن نامه در تفکر هر فردی بسیار تاثیر می گذارد.

مسئله ی دیگری که عینا نیز به شخصی بودن نامه ها مرتبط می شود ، مسئله ی زمان است. هم نویسنده و هم خواننده زمانی را برای نوشتن و خواندن نامه ی یکدیگر صرف می کنند و این ارزش ارتباط از طریق نامه را معین می کند.

در واقع این دو شخص به زبان نامه رسانی به یکدیگر می فهمانند که آنقدر برای هم ارزشمندند که وقتی را صررف نوشتن و نوشته های یکدیگر می کنند.

این امر باعث می شود که فرد در هنگام خوانش نامه علاوه بر یک صدای درونی نامه ، که از نهاد شما بر میخیزد ، او نیز احساس نامه را بهتر درک کرده و با آن ارتباط بهتری برقرار کند.

دیگر ویژگی نامه از لحاظ شخصی این است که برگه ی رد و بدل شده ، خواه الکترونیکی و خواه کاغذی ، برگی از ارتباطات مستند دو طرف خواهد بود و دو طرف می توانند هم بعنوان یک خاطره و هم بعنوان حرف مستندی که به یکدیگر زده اند از آن بهره بگیرند

و این برگه نیز در امانت کامل میان این دو طرف و تنها توسط چشمان این دو طرف دیده شده است.

۲ . نگارش نامه به ما فرصت تامل می دهد.

یکی از دلایلی که نامه نگاری این است که خواسته ای ، حرفی و یا قراردادی را در قالب کلمات منتقل کنیم. این کلمات در متن نامه ی ما بسیار تاثیر گذار هستند .

در واقع هر کلمه ای که ما برای نوشتن نامه ی خود استفاده می کنیم بخشی از بار معنایی نامه را به دوش می کشد و همین به ما فرصت می دهد که بسیار در نوشتن نامه تامل کنیم.

شاید اگر قرار باشد که از رئیستان در خواست وام کنید و بخواهید با او ملاقات حضوری داشته باشید ، خیلی سخت باشد که بتوانید تمام حرف هایتان را منسجم بزنید. برای همه ی ما پیش آمده است که بارها با خود گفته ایم : ” ای کاش فلان حرف را هم زده بودم.”.

اما در نامه اینطور نیست . ما می توانیم نامه را بخوانیم. مرور کنیم. حرف هایمان را سیک سنگین کنیم و در نهایت واژگان را بهم پیوند بزنیم و تمام حرف خود را در قالبی منسجم ارائه دهیم.

در گام دیگر از اینکه چرا نامه می نویسیم ، باید بگوییم که در نامه ، سوء تفاهمات ، تعارفات ، رو در بایستی ها و … نیز کم تر است.

در بسیاری از گفتگوهای روزمره ی ما ، ما بدلیل عدم تمرکز روانی صحیح و یا شاید بعلت بسیاری از تعارفات نمی توانیم تصمیمی منطقی بگیریم. نامه اما به ما کمک می کند که بهترین تصمیم ها را در کوتاه ترین زمان ها بگیریم.

3. نگارش نامه محتوای صداقت بهمراه دارد

یکی از وجوه نگراش نامه ، صداقت آن است. هر فردی پس از دریافت نامه ، به صادقانه بودن نامه در هر دو جهت مثبت و منفی پی می برد.

نامه ها و کلمات نمی توانند به مخاطب دروغ بگویند. شما هنگامی که یک نامه را نگارش می کنید.بر اساس اصول نامه نگاری ، باید در بخش اصلی نامه که متن نامه است به شرح ما وقع بپردازید.

شما در عین حال که باید همه چیز را بیان کنید ، در عین حال نیز باید بسیار شفاف و صادقانه بیان کنید. اندکی گنگ بودن نامه باعث می شود که مخاطب نامه ی تان را جدی نگیرید.

پس نگارش نامه حاوی یک نکته است و آن صداقت است. شما می توانید با نگارش یک نامه میزان صداقت خود را به فردی که برایش نامه می نویسید نشان دهید.

همچنین برای نامه نوشتن دلایل دیگری نیز وجود دارد که خارج از بعد روانی و اصول نامه نویسی است اما اشاره به آن بسیار ضروری است.

الف ) سرعت انتقال

نامه یکی از مطمئن ترین راه ها و سریع ترین راه ها برای انتقال یک پیام است. شما می توانید در کسری از دقیقه تمامی حرف هایتان را در یک نامه بزنید و آنگاه آن را ارسال کنید. از این رو نامه که هم اکنون با جدیدترین شیوه های انتقال نیز روبرو است ، مهمترین ابزار و سریعترین ابزار برای انتقال پیام است.

ب) جامع بودن

بارها برایتان پیش آمده که پشت تلفن و یا در مکالمه ی روبرو قصد ورود به بحثی را داشته اید ، اما درگاه ورودی برای ورود به بحث را پیدا نکرده اید و هر چه نیز سعی کرده اید تنها بر مکالمه ی تان افزوده شده و هیچ کاری پیش نبردید.

این یک معضل بزرگ است. عمدتا انسان ها در مکالمات نمی توانندبه همه ی جوانب خواسته ها ، حرف ها و گفتگوهایشان بپردازند.

از این رو نگارش نامه یکی از راه هاییست که می تواند بسیار این مشکل را حل کند. در واقع نگارش نامه این فرصت را به نویسنده می دهد که پس از دو یا سه خط مقدمه ی نامه ، بسیار راحت وارد بحث شود و حرف خود را مطرح کند.

همچنین هنگام نوشتن نامه شخص می تواند طی سلسله مراتبی حرف خود را بیان کرده و یا آن را دسته بندی کند.

اما در گفتگوی شخصی ، حرف یک سیر مشخص دارد و نیم توان برای آن سرفصل های متعدد تعیین کرد. همچنین دیگر ویژگی این جامع بودن ، صرفه جویی در زمان است. شخص می تواند در کسری از زمان با کوتاهترین جملات و بدون هیچ حاشیه ای متن خود را نگارش کند.

ج) برگشت پذیری

یکی از مهمترین مسائلی که یک نامه می تواند در پی داشته باشد ، برگشت پذیری آن است. هنگامی که شما یک نامه برای فردی ارسال می کند ، او نمی تواند به آن نامه بی توجهی کند و یا از پاسخ به آن سر بزند.

در حالیکه برای مواردی مانند تلفن و یا پیامک فرد مقابل می تواند بهانه های بسیار بیاورد. نامه در دو جنبه مورد بررسی است. نخست اینکه هنگامی که شما نامه را برای فردی ارسال می کنید.

او در جواب شما در اسرع وقت یا یک نامه می زند و یا یک تماس تلفنی با شما برقرار می کند و شما را از پاسخ نامه و یا دریافت نامه و خوانش آن مطلع می کند.

همچنین اگر پاسخی از نامه ای دریافت نکردید می توانید نامه ی دیگری را ارسال کنید و درصورت عدم پاسخ مجدد اطمینان حاصل کنید که فرد مایل به ارتباط گرفتن با شما نیست.

این امر تکلیف شما را نیز معین می کند.البته فراموش نکنید که این میان مسائلی نظیر تغییر کدپستی و یا تغییر آدرس فرد و یا شرکت مورد نظر را نیز باید در نظر بگیرید. اما در یک صورت کلی یک نامه می تواند علاوه بر برگشت پذیری قدرت تداوم را نیز داشته باشد.

در واقع یک نامه بر خلاف یک گفتگوی تلفنی می تواند باب گفتگو را باز گذاشته و ادامه ی بحث را ممکن تر کند.

د ) سفر در زمان و مکان

یکی دیگر از ویژگی های نامه نوشتن سفر در زمان و مکان است. امروره با تمامی پیشرفت هایی که در تکنولوژی حاصل شده است ، باز هم نمی توان به سرعت یک نامه یک متن مستند و یک گفتگوی جامع داشت.

دیدارهای کاری می توانند بسیار وقت گیر باشند و از سوی دیگر بسیار هزینه بر.

اما با نوشتن یک نامه شما می توانید با هر جای دنیا که بخواهید در کمتر از ۱۵ دقیقه یک معامله را به پایان برسانید. این زمان حتی به اندازه جوش آمدن یک قوری چای هم نمی شود.پس نامه نوشتن هنوز مزیت های خودش را دارد.

ه ) به صرفه بودن

دیگر دلیلی که بیشتر مردم سعی در ارسال نامه و نامه نویسی دارند ، این است که بسیار اقتصادی است.

شما برای استفاده از بیشتر پیام رسان ها یا باید حق عضویت پرداخت کنید و یا باید مقدار زیادی از حجم اینترنت خود را روی آن ها صرف کنید.

همچنین اگر بخواهید از تلفن استفاده کنید که شرایط تان چند برابر وخیم تر می شود. پس بهترین راه این است که از یک نامه استفاده کنید.

نامه نویسی در هر دو صورت آن ، یعنی هم در صورت کتبی آن و هم در صورت الکترونیک آن اقتصادی ترین راه ممکن برای برقراری ارتباط است.

حال اگر یک حالت غیر رسمی مثل دعوت دوستان به یک مهمانی را نیز در نظر بگیریم ، در می یابیم که با نوشتن یک ایمیل یا یک نامه کتبی و کپی کردن و ارسال آن به چندین نفر و یا فوروارد کردن آن برای چندین نفر ، همزمان هم میتوانید در وقتتان صرفه جویی کنید و از تماس های بیهوده بپرهیزید و هم می توانید از لحاظ مالی دستاورد خوبی داشته باشید.

بهر طریق نامه نگاری هنوز هنوزه به عنوان یکی از برترین روش های ارتباطی در دنیاست.

این امر از زمان های قدیم تا به امروز برای خود یک علم محسوب شده و امروزه نیز در دانشگاه ها در رشته های مرتبط با این امور ، درس ” نامه نگاری” تدریس می شود.

نامه انواع مختلف دارد و هر کدام از این انواع نامه برای خود اصولی دارد. پس بهتر است هر کدام از این انواع را بشناسیم و بهترین روش را برای ارتباط با نامه پیدا کنیم.

نامه نویسی می تواند گام موثری در بهبود روابط اجتماعی ما داشته باشید.آن را بیاموزیم.